El Código QR en las facturas electrónicas: Requisito obligatorio de Hacienda

¿Sabías que el código QR es uno de los elementos obligatorios que se deberán incluir  en las facturas electrónicas de autónomos y empresas? 

El Real Decreto 1007/2023, donde se recoge la inclusión de los códigos QR en las facturas electrónicas, tiene como objetivo asegurar la integridad, autenticidad y trazabilidad de los datos registrados en los sistemas y programas informáticos o electrónicos que respaldan los procesos de facturación.

Teniendo en cuenta todo esto, a continuación analizaremos uno de los elementos obligatorios y explicaremos en concreto qué es el código QR en las facturas electrónicas y qué dice la normativa sobre este. 

¿Qué es el código QR en las facturas electrónicas?

El código QR, conocido como Quick Response Code, es una herramienta eficiente para almacenar información de manera ágil y precisa. Cuando se escanea con un dispositivo inteligente, se dirige al usuario a contenidos digitales específicos.

En el caso de las facturas, el código QR incluye los datos esenciales para validar su autenticidad ante Hacienda. 

Sin embargo, es importante destacar que este código no incluye información sensible de los negocios, sino únicamente los datos necesarios para cumplir con las regulaciones fiscales, que detallaremos más abajo. 

¿Cuál es el principal objetivo de las facturas con QR?

La introducción de este sistema tiene como objetivo permitir que tanto la Agencia Tributaria como los ciudadanos puedan verificar la autenticidad de las facturas de manera instantánea. 

Esto agilizará la detección de cualquier irregularidad y simplificará los trámites administrativos para las empresas. 

Con esta medida, Hacienda espera combatir de manera contundente el fraude fiscal. El uso del código QR dificultará la implementación de sistemas de doble contabilidad, los cuales buscan ocultar información crucial para el fisco.

Características del QR en las facturas 

Para asegurar su correcto funcionamiento, el tamaño del código QR debe estar dentro del rango habitual, con medidas que oscilan entre 30×30 y 40×40 milímetros, siguiendo las especificaciones detalladas en la norma ISO/IEC 18004. 

De esta manera, se garantiza su efectividad y su capacidad para cumplir con su propósito de manera confiable y segura.

¿Qué dice el reglamento sobre la obligatoriedad del código QR en las facturas?

Con la nueva normativa, específicamente el Real Decreto 1007/2023, se establece la obligatoriedad de incluir un código QR en las facturas emitidas por autónomos y empresas. Es en este Reglamento donde se establecen los requisitos que deben adoptar los sistemas y softwares que gestionan estos procesos de facturación.

El artículo 6 del Reglamento de facturación introduce un nuevo apartado que establece la obligación de incluir, en las facturas emitidas a través de sistemas informáticos mencionados en el artículo 7, estos contenidos:

• La representación gráfica del contenido parcial de la factura mediante un código QR. 
• Estas facturas, sean electrónicas o no, deben añadir la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”, únicamente si el sistema informático remite todos los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, según lo establecido en los artículos 15 y 16 del Reglamento. 

Además, el Reglamento experimenta cambios significativos, incluyendo la incorporación de un nuevo apartado en el artículo 7 para ampliar la obligatoriedad del código QR en las facturas simplificadas. 

Asimismo, se introduce un nuevo apartado en el artículo 8, el cual establece que la autenticidad y la integridad de una factura se considerará válida cuando haya sido emitida mediante un sistema o programa informático que cumpla con los requisitos establecidos en el Reglamento.

¿Cuándo será obligatorio para los autónomos y empresas incluir el QR en sus facturas?

De acuerdo con el Real Decreto 1007/2023, las empresas tendrán que ajustar sus sistemas de facturación para incorporar códigos QR antes del 1 de julio de 2025.

Tendrán la opción de utilizar programas privados de factura electrónica, como Flesip, que estén acreditados por la Agencia Tributaria, o dispondrán la posibilidad de obtener la aplicación lanzada por la Agencia Tributaria.

¿Cuáles son todos los elementos obligatorios que se deben incluir en una factura según las nuevas regulaciones de facturación?

Es crucial destacar que la incorporación del código QR es obligatoria y no solo aumenta la transparencia y seguridad en las transacciones comerciales, sino que también facilita a la Agencia Tributaria el control fiscal.

Por tanto, además de la obligatoriedad de incluir un código QR con la información específica de la factura, hay que tener en cuenta estos elementos:

• Firma electrónica.
• Se identificarán con un código único.
• Deberán emitirse a través de un programa homologado.

Por otro lado, habrá que añadir lo siguiente:

• Número y serie de la factura, con numeración consecutiva. Para facturas rectificativas, se debe usar una serie distinta.
• Fecha de emisión de la factura.
• Fecha de las operaciones o pago anticipado, si difieren de la fecha de emisión.
• Datos del emisor: nombre completo o razón social, número de identificación fiscal, dirección completa y código postal.
• Datos del receptor: nombre completo o razón social, número de identificación fiscal, dirección completa y código postal.
• Descripción detallada de los bienes o servicios prestados.
• Precio unitario y total de los bienes o servicios, incluyendo descuentos o rebajas no incluidos en el precio unitario.
• La base imponible, el tipo impositivo y la cuota tributaria.
• El total de la factura y referencias a exenciones fiscales, si corresponde.
• Menciones especiales como “facturación por el destinatario” o “inversión del sujeto pasivo”.
• Referencias a regímenes especiales como el de bienes usados, objetos de arte o antigüedades o al régimen especial del criterio de caja cuando aplique.

Con Flesip, puedes estar seguro de que todas tus facturas, tanto si eres autónomo como si tienes una empresa, llevarán el código QR de forma automatizada, cumpliendo así con todas las regulaciones actuales. ¡Simplifica tus procesos y cumple con la normativa sin complicaciones!