¿Cómo deben los autónomos gestionar el bono Kit Digital?

El bono Kit Digital es una oportunidad para los autónomos que deseen digitalizar las operaciones, comunicaciones o gestión de diferentes partes de su negocio sin desembolsar una gran cantidad de dinero.

El bono Kit Digital forma parte del programa de subvenciones enmarcado en el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, y alineado con las estrategias de la Agenda España Digital 2025 o el Plan de Digitalización de Pymes 2005 que ha sido lanzado por el Gobierno de España. 

Su principal objetivo es implementar la digitalización de la gestión de operaciones, comunicación o seguridad de los autónomos o pymes españolas para modernizar, adaptar y hacer más resilientes sus negocios, frente a los cambios y los retos del mercado económico actual.

Cuenta con más de 3.067 millones de euros, financiados por el programa NexGenerationEU de la Unión Europea y ha abierto en 2023-2024 su última ronda de convocatorias para autónomos. 

¿Qué es el bono Kit Digital?

El bono Kit Digital es la fórmula implementada por el Gobierno de España para que el beneficiario administre la cuantía que ha recibido en la subvención.

Se trata de una especie de cheque virtual intercambiable por la implantación de soluciones o servicios de digitalización para el autónomo. El importe de la subvención o ayuda Kit Digital nunca es transferida físicamente al beneficiario, sino que este debe gestionar en línea su transferencia al Agente Digitalizador contratado.

¿Cuál es la cuantía del bono digital?

Las cuantías máximas que pueden obtener los destinatarios de las ayudas de Kit Digital están recogidas en las convocatorias específicas y se basan en la pertenencia del solicitante a uno de los 3 segmentos definidos. 

Los 3 segmentos son grupos basados en el número de empleados de cada negocio. Los autónomos pertenecen al Segmento 3 junto a las empresas con menos de 3 empleados.

La cuantía máxima que pueden obtener con el bono digital un autónomo es de 2.000 euros. 

Si el servicio o la solución de digitalización buscada supera el importe del bono digital, será el beneficiario el que tenga que hacerse cargo de abonar la diferencia.

Soluciones de digitalización con el bono Kit Digital

El bono Kit Digital es apto para contratar soluciones y servicios de digitalización de entre los ofertados en las 12 categorías que recoge la convocatoria de las subvenciones y que pueden consultarse en la sede electrónica de Acelerapyme. 

Las categorías incluyen un amplio abanico de soluciones de gestión, comunicación y seguridad: por ejemplo, la creación y posicionamiento de una página web o de la tienda en línea de un comercio electrónico, el desarrollo de estrategias de redes sociales y la creación de contenidos, la implantación de softwares de seguridad para las comunicaciones, de programas de facturación electrónica o de análisis de datos para generar nuevas oportunidades de negocio.

¿Cómo deben gestionar los autónomos el bono digital?

Desde el momento en el que se ha recibido por correo electrónico de Red.es la confirmación de la concesión de la ayuda, el autónomo o su representante voluntario, pueden empezar a gestionar el bono Kit Digital.

La gestión se realiza en línea a través del Espacio Pyme de Red.es, la plataforma digital que permite entre otras cuestiones:

• Gestionar y ver el estado del bono Kit Digital, por ejemplo el saldo con el que se cuenta.
• Gestionar y hacer seguimiento del estado de los Acuerdos de prestación de servicios en elaboración, activos o cancelados.
• Tramitación de justificaciones, desistimientos u otro tipo de gestiones como las alegaciones a la posible pérdida de derechos de cobro del bono Kit Digital
• Recibir notificaciones y comunicaciones que puedan afectar a la gestión del bono Kit Digital

La gestión del bono digital incluye los siguientes pasos que cuentan con requisitos y plazos determinados y que es necesario cumplir tanto por parte del beneficiario como de los Agentes Digitalizadores.

Paso 1: Selección de los Agentes Digitalizadores.

El primer paso en la gestión del bono para el que se tiene un plazo de 6 meses desde la concesión de la ayuda es la selección del Agente Digitalizador que llevará a cabo la implementación de la solución o servicio de digitalización.

Los Agentes Digitalizadores son empresas tecnológicas adheridas al programa Kit Digital que pueden ser encontradas consultando el catálogo disponible en el Marketplace de Acelerapyme. Solo estas empresas pueden, en el marco del presente programa, prestar servicio a los beneficiarios de la ayuda y cobrar el bono digital. 

Pueden seleccionarse uno o varios Agentes Digitalizadores dependiendo de los servicios y soluciones que se requieran. Entre ellos, Flesip es uno de los Agentes Digitalizadores reconocidos que con un equipo innovador y profesional puede ayudar en la transición digital de pymes y autónomos. Su software está especialmente diseñado para mejorar la eficiencia y productividad de las operaciones diarias en materia de facturación y contabilidad. Una de las mejores apuestas del mercado.

Paso 2: Formalización del Acuerdo de Prestación de Servicios

Tras la selección, el beneficiario debe informarse de las tarifas y servicios concretos contactando directamente con el Agente Digitalizador a través de su página web.

La prestación de servicios comienza tras la formalización de un contrato digital a través de la sede electrónica de red.es: El Acuerdo de prestación de servicios. Este contrato permite abonar el importe del bono Kit Digital al agente digitalizador. Es importante porque la gestión del bono Kit Digital a partir de ese momento depende en gran medida de las acciones del Agente Digitalizador.

Paso 3: Implantación de las soluciones de digitalización

Desde la firma del acuerdo, el Agente Digitalizador dispone de 3 meses para implantar las soluciones de digitalización requeridas y emitir la factura. 

Los autónomos dispondrán de un plazo de 6 meses desde la firma del acuerdo para abonar el importe de esa primera factura.

Desde el momento de la emisión de la primera factura, se inicia un segundo plazo de 12 meses en el que el Agente Digitalizador deberá prestar el servicio de digitalización contratado, por ejemplo, la gestión de redes sociales. En este período se emitirá también una segunda factura con el importe total de lo adeudado por el servicio.

El importe máximo para cada una de las soluciones y servicios de digitalización viene recogido en el catálogo de servicios.

Paso 4: Justificación de los servicios

La justificación de los servicios es la última parte de la gestión del bono Kit Digital y es realizada por el Agente Digitalizador. Se realiza mediante la presentación y firma de unos formularios normalizados en la sede electrónica de Red.es

Tiene 2 fases:

• La primera, realizada entre 3 y seis meses después de firmado el acuerdo, sirve para justificar la implantación del servicio
• La segunda, realizada 12 meses después de la emisión de la factura, supone la justificación de la prestación de los servicios de digitalización. Con ello concluye la gestión normal del bono Kit Digital.

Plazos para gestionar el bono Kit Digital

El plazo de presentación de solicitudes para todas las convocatorias, incluida la del segmento 3 de autónomos finaliza el 31 de diciembre de 2024 a las 11:00 horas, pero los plazos de gestión comienzan a contar en el momento de la concesión.

Por lo tanto, han de tenerse en cuenta que los plazos para gestionar el bono digital son:

• 6 meses desde la concesión para seleccionar al Agente Digitalizador y, formalizar el acuerdo de prestación de servicios
• 3 meses desde la firma para implantar la solución de digitalización y emitir la factura.
• 6 desde la emisión de la factura para el pago por parte del autónomo y entrega del justificante de implantación por parte del agente digitalizador.
• 12 meses desde la emisión de la factura para la prestación de los servicios de digitalización y entrega del justificante correspondiente.

Requisitos para gestionar el bono del Kit Digital

Existen una serie de requisitos que deben cumplir todas las personas capacitadas para gestionar el bono Kit Digital:

El beneficiario:

• Debe estar dado de alta como autónomo tanto en el momento de solicitar el bono como de gestionarlo.
• Debe estar al corriente en el pago de sus obligaciones tributarias y con la Seguridad Social durante todo el proceso de uso y gestión del bono.
• No puede incurrir de manera sobrevenida en ninguno de los supuestos de prohibición para acceder a ayudas públicas que vienen recogidos en el artículo 13 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones.

El representante voluntario:

• Debe estar en posesión de una autorización firmada para poder representar al autónomo en la gestión.
• No incurrir en ninguna de las prohibiciones recogidas en la legislación para actuar como intermediario o representante.

Los Agentes Digitalizadores:

• Deben, al igual que los autónomos, estar al corriente de sus obligaciones tributarias y de la seguridad social durante la prestación del servicio.
• No ser declarado en crisis o en concurso de acreedores.

Todas las partes deben además cumplir con los plazos, trámites y obligaciones establecidas para cada paso de la gestión de bono digital, como la correcta justificación de las diferentes fases.

Incumplimiento de las obligaciones del Bono Kit Digital

El incumplimiento de los requisitos y las obligaciones para poder gestionar el bono Kit Digital tiene consecuencias para las dos partes implicadas.

• El Agente Digitalizador perdería el derecho a cobrar el Bono Kit Digital por la prestación de servicios.
• La empresa o autónomo beneficiario deberá reintegrar la parte de la subvención ya abonada al Agente Digitalizador, un importe al que se sumarían los intereses de demora.

Para evitar incumplimientos y sanciones lo más conveniente para pymes y autónomos es recurrir a uno de los Agentes Digitalizadores oficiales, como Flesip, para por medio de las subvenciones del Kit Digital proceder a la implantación de su software de facturación electrónica y contabilidad. 
Una solución que permite adaptarse perfectamente a las obligaciones que establece la Ley Crea y Crece, con soluciones para gestionar de manera independiente y centralizada la facturación y los presupuestos de la pyme o el autónomo, la gestión de clientes o controlar mediante informes automáticos los ingresos y los gastos. Y lo mejor es que gracias a las ayudas del Kit Digital puede conseguirse de manera gratuita.