Los cinco mejores softwares para gestión de Pymes en 2024

La transformación digital de todos los procesos relacionados con la gestión de las pymes, con el objetivo de implementar su competitividad y productividad, es imparable. La adaptación de las pequeñas y medianas empresas a los retos del mercado actual a través de la digitalización de la mayoría de sus operaciones hace indispensable la adquisición de softwares para a gestión que faciliten y agilicen los aspectos más dispares del día a día.

De hecho, programas como Kit Digital impulsado por el gobierno de España y enmarcado en el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, subvencionan a pymes y autónomos para el desarrollo de soluciones de digitalización en sus negocios. Una oportunidad de oro para modernizar y aportar valor a la gestión, comunicación o seguridad de las pymes.

¿Qué es un software de gestión de pymes?

Un software de gestión de pymes es un programa informático que permite automatizar de forma sencilla los flujos de trabajo relacionados con la gestión ordinaria de las pequeñas y medianas empresas. 

Se trata de programas diseñados para su aplicación empresarial (EAS) y satisfacer las necesidades específicas de los negocios, que son diferentes a las de los usuarios individuales, por ejemplo, en el número de personas que lo podrán utilizar.

Para qué sirve un software para gestión de pymes

Las funcionalidades de los softwares de gestión para pymes son múltiples y dependen en gran medida del tipo y la calidad de software que se haya adquirido. 

Algunas de las ventajas que aportan son:

• Optimización del tiempo y aumento de la productividad: La automatización de los procesos y operaciones diarias de una pyme supone un ahorro de tiempo y minimiza la posibilidad de cometer errores. El uso de un software. de gestión de pequeñas y medianas empresas que descargue de ciertas tareas ofrece, además, la posibilidad de dedicarse a tareas comerciales o estratégicas de mayor calado para el desarrollo de negocio. Esto supone un ahorro de recursos considerable y un aumento de la productividad.
• Mejora de la comunicación interna de la empresa y, la circulación ágil y fiable de documentación entre los diferentes miembros del equipo. 
• Agilidad en la toma de decisiones críticas: Un buen software de gestión de pymes permite centralizar el uso de datos y generar análisis e informes fiables para la planificación estratégica del negocio.
• Control presupuestario y financiero exhaustivo y actualizado. La automatización de los procesos de contabilidad y de facturación, permite un mayor control sobre ingresos y gastos, además de simplificar la gestión de las cuentas de la empresa, mejorar la rentabilidad u optimizar los presupuestos.
• Mejora en la gestión de recursos humanos por medio de software de fichaje y control horario, por ejemplo.
• Implementación del área administrativa de la pyme facilitando tareas como la firma electrónica de documentos o la gestión de la documentación.

Tipos de software de gestión de pymes

Existe en el mercado una gran variedad de software de gestión de pymes con diversas funcionalidades que se adaptan a los diferentes tipos de negocio y a las necesidades específicas de cada empresa.

Entre ellos los más extendidos son:

Software ERP

Un tipo de software inteligente de gestión integral para pymes. Permite planificar los recursos de la empresa y centralizar la gestión, agilizando tareas o controlando las diferentes áreas. Pueden diferenciarse en ERP de tipo horizontal, mucho más generalistas y aptos para todo tipo de pymes y, otros ERP de tipo vertical que están diseñados para responder a necesidades de sectores o nicho concretos, por ejemplo, incluyendo análisis de stock en almacenes, gestión de clientes, contabilidad…

Software de facturación

Son software especializados en proveer soluciones para emitir y enviar facturas electrónicas. Se han convertido en indispensables sobre todo a partir de la ley Crea y Crece que establece la obligatoriedad de la factura electrónica para las relaciones comerciales B2B (Negocio a negocio). La mayoría de software incluye junto a las soluciones de facturación otro tipo de funcionalidades. Es el caso del software de facturación de Flesip, que permite el control exhaustivo de ingresos y gastos, la gestión de presupuestos e información de clientes, o generar informes automatizados.

Software de redacción de nóminas

Otra de las soluciones digitales que facilita el cálculo y gestión de nóminas y seguros sociales. Garantizando la seguridad de los datos personales con estrictos protocolos, este tipo de software gestiona toda el área de recursos humanos, controlando las nóminas, las horas de entrada y salida, las bajas y, también, otros aspectos de este departamento.

Software contabilidad

Un tipo de software que permite llevar al día las cuentas de la empresa de una manera eficiente y ágil, gestionando entradas y salidas, automatizando procesos y ahorrando tiempo y recursos.

¿Cómo elegir un software para gestión de Pymes?

El mejor software para gestión de pymes será aquel que se ajuste a las características y necesidades del negocio. Por lo tanto, a la hora de seleccionar uno, esa será la primera cuestión a tener en cuenta: Plantearse qué herramientas se adaptan mejor a los requerimientos de la pyme, tomando en consideración su tamaño, el número de trabajadores, si se trata de un negocio físico o en línea.

Cuestiones que hay que tener en cuenta a la hora de decantarse por uno u otro son:

• El presupuesto: En el mercado hay una amplia gama de software para gestión de pymes a diferentes precios e incluso gratuitos. La calidad y las funcionalidades que ofrecen varían. Pero hay que asegurarse de cuál es el precio real del producto que se necesita. A veces las opciones más baratas no incluyen funcionalidades que se necesitan en la pyme y el añadirlas tiene un coste extra que excede el presupuesto asignado a la compra. Si no se está seguro, antes de realizar la inversión, puede ser interesante probar alguna de las versiones gratuitas ofertadas por los softwares de pago.
• Las funcionalidades que ofrece y la escalabilidad para adaptarse a los cambios que puede sufrir el negocio.
• La seguridad de los datos: Conviene adquirir un software cuyos protocolos de seguridad sean sólidos y que garantice la privacidad de los datos. En este sentido es importante asegurarse del alojamiento que va a tener el software que adquiramos. Saber si va a guardar la información en la nube, en servidores externos o internos a la empresa.
• El proveedor debe ser serio, y es mejor buscar uno que tenga buenas referencias y sea conocido por sus años de experiencia para evitar problemas. Esto garantiza la duración de la empresa y que el software va a seguir teniendo actualizaciones futuras.
• El servicio de atención al cliente que se ofrezca es también importante. Cualquier percance o imprevisto con el software puede dejar una pyme en estado inoperante y tener graves consecuencias en las cuentas globales. Por eso, hace falta asegurarse de que la atención al cliente y el soporte técnico que pueda recibirse del proveedor del software sean rápidos y eficientes.

Los 5 mejores softwares para gestión de pymes en 2024

Teniendo en cuenta las características y necesidades generales de las pequeñas y medianas empresas para este 2024, ¿Cuáles son los cinco mejores softwares para gestión de pymes que se pueden adquirir en 2024?

STEL ORDER

Stel Order es uno de los mejores softwares de gestión de pymes y autónomos para 2024, especialmente diseñado para cubrir las necesidades de pequeñas y medianas empresas. 

Ofrece un conjunto de funcionalidades integrales que permiten gestionar todas las áreas del negocio: Desde la contabilidad, con la gestión de facturas y presupuestos a los recursos humanos, donde es posible controlar horarios o gestionar ausencias y vacaciones de los empleados. También permite guardar y controlar la información relativa a los clientes, creando fichas y ajustes personalizados para cada uno.

Además, tiene funcionalidades para el control de stock, un sistema integrado de gestión de incidencias y un servicio de atención al cliente eficiente y rápido.

ASANA

Asana es un software de gestión conocido por su alto rendimiento a la hora de administrar procesos y operaciones de infinidad de proyectos digitales. No solo se organiza en función de tareas, sino que posee herramientas avanzadas para planificar y gestionar cada uno de los procesos.

Es una herramienta óptima para trabajar en equipo, con soluciones colaborativas que aumentan la eficiencia del trabajo y con un diseño realmente atractivo.

Un punto interesante es la versión gratuita limitada pero que permite trabajar hasta a 15 personas, lo que puede ser perfecto para muchas pymes y autónomos. Además, puede integrarse con software ERP y dispone de un avanzado sistema de mensajería.

FLESIP

El software de facturación electrónica de Flesip es una de las mejores opciones de software para gestión de pymes de 2024. Con una interfaz intuitiva y de diseño atractivo ofrece un amplio rendimiento en relación con el control de la contabilidad y los presupuestos de la empresa. 

Un sistema avanzado de facturación electrónica, con la posibilidad de gestionar la información de los clientes de forma individualizada y de generar informes automatizados para maximizar la gestión y controlar los resultados de la pyme.

HUBSPOT

Hubspot es un software CRM de gran calidad especializado en mejorar las relaciones con clientes y contactos de la pyme. Permite incrementar ventas, fidelizar clientes o desarrollar una política efectiva de leads de calidad.

Cuenta con funcionalidades de marketing, ventas y atención al cliente para crear un conjunto homogéneo de funcionalidades y gestionar la comunicación con los clientes. Cuenta con chat en vivo, posibilidad de personalizar sus apartados y una versión gratuita evaluable óptima para pymes.

NOTION

Notion es una herramienta versátil para incrementar la productividad de las pymes y permite gestionar documentos, información y comunicación interna con los diferentes miembros del equipo. Se trata de una solución multiplataforma que puede usarse online u offline y que cuenta con una interfaz minimalista.

Instalación de soluciones digitales para la gestión de pymes

La instalación e implementación de software de gestión para pymes es una inversión muchas veces costosa para pequeñas y medianas empresas que puede trastocar los resultados contables globales. 
La solución durante este 2024 es solicitar una de las subvenciones del programa Kit Digital que ofrece el Gobierno de España con fondos NextGenerationUE para promover la digitalización de las pequeñas y medianas empresas, y los negocios de autónomos. Flesip, es un Agente Digitalizador adherido oficialmente al programa que puede ayudar en la tramitación de las ayudas e implantar soluciones de digitalización efectivas para pymes y autónomos. De esta manera se puede instalar un software de gestión que resulte beneficioso para la empresa sin incurrir en un gasto adicional para el que no se tengan recursos.