Software de facturación: ¿qué es y para qué sirve?

En estos tiempos de cambio digital acelerado, las pequeñas y medianas empresas están adoptando nuevas herramientas para modernizar sus procesos y adaptarse a la nueva Ley antifraude, entre ellas se encuentra el software de facturación. 

Estas son algunas preguntas que os están surgiendo: “¿Qué es exactamente un programa o software de facturación? ¿Debería dejar de usar el Excel?”  

En este artículo, exploraremos estos interrogantes, lo que te ayudará definitivamente a tomar la decisión de dar el salto a un programa o software de facturación.

¿Qué es un software o programa de facturación?

Un programa de facturación es una herramienta digital que permite a los autónomos y empresas crear, enviar y administrar sus facturas de manera eficiente. 

Además, este software de facturación automatiza todo el procedimiento gracias al uso de plantillas y bases de datos especializadas.

Pero eso no es todo, este software tiene otras funcionalidades con las que se puede crear presupuestos y albaranes, registrar tickets de gastos, manejar el flujo de caja y, en definitiva, tener un control completo de las finanzas del negocio. 

Además, te proporciona informes financieros detallados y un seguimiento preciso de los pagos, permitiéndote tomar decisiones estratégicas basadas en datos sólidos.

Beneficios de usar un software de facturación

Contar con un software de facturación es crucial en la actualidad por diversas razones:

• La automatización en la facturación aumenta la eficiencia, reduce errores y optimiza tu tiempo
• Visión financiera clara de tus ingresos y gastos, lo que te permite planificar y tomar decisiones informadas con total confianza.
• Ahorro de tiempo y recursos al simplificar y agilizar los procesos de facturación y cobro, permitiéndote concentrarte en el crecimiento de tu negocio.
• Control preciso y decisiones basadas en datos.
• Gestión integral de clientes y productos.
• Interfaces intuitivas para todos.
• Escalabilidad y adaptabilidad a las necesidades de cada empresa.
• Imagen profesional mejorada que refleja seriedad y profesionalismo de tu negocio.
• Seguridad de datos garantizada, en cumplimiento con las estrictas regulaciones del RGPD.
• Acceso desde cualquier lugar y actualizaciones automáticas para cumplir con las últimas regulaciones fiscales.
• Integración con otros sistemas que impulsa la productividad y el crecimiento de tu empresa.

¿Qué diferencias hay entre un programa de facturación y un Excel?

Muchas empresas utilizan Excel para la facturación, pero dentro de poco esta herramienta no será válida. Será obligatorio el uso de un programa de facturación para todos los autónomos y empresas para gestionar sus facturas electrónicas, de acuerdo al Reglamento.

Además de esta normativa, os mostramos a continuación una tabla comparativa donde verás las diferencias principales entre Excel y un programa de facturación.

Características	Excel	Programa de Facturación
Automatización	Requiere conocimientos avanzados para automatizar tareas.	Automatización intuitiva y accesible para todos los usuarios.
Integración con bancos	No se integra directamente con cuentas bancarias.	Permite la sincronización automática con cuentas bancarias.
Seguimiento de pagos	Tarea manual que consume tiempo y aumenta el riesgo de errores.	Proporciona seguimiento automático de pagos con notificaciones.
Gestión de inventarios	Básica y manual, propensa a errores y desactualizaciones.	Avanzada y automática, evita errores y ahorra tiempo.
Informes financieros	Generación manual de informes que requiere habilidades específicas.	Genera automáticamente informes detallados con un clic.
Cumplimiento legal	Dependencia del usuario para cumplir con la legalidad y fiscalidad.	Incluye funcionalidades para garantizar el cumplimiento fiscal y se actualiza conforme a los cambios de las leyes tributarias.
Integración empresarial	Limitada y manual, dificulta la creación de un ecosistema eficiente.	Robusta, con integración con una variedad de sistemas (comercio electrónico, ERP, CRM, etc.)
Actualizaciones	Regulares, pero no enfocadas específicamente en la facturación.	Constantes y centradas en mejorar y expandir capacidades de facturación, adaptándose a los cambios legislativos fiscales.
Accesibilidad y seguridad	Limitado acceso y riesgo de seguridad al almacenar datos en un dispositivo.	Acceso desde cualquier lugar con datos seguros almacenados en la nube.

Características principales de un software de facturación

Para ayudarte en tu decisión, un software de facturación completo, como Flesip, debe incluir una serie de características para satisfacer las necesidades de los autónomos y pymes:

1. Flexibilidad en la creación de documentos

Debe permitir la creación ilimitada de diversos tipos de documentos, como presupuestos, facturas, albaranes y facturas proforma.

2. Plantillas personalizables

Debería ofrecer una amplia variedad de plantillas para facturas y presupuestos, personalizables para reflejar la imagen corporativa de cada empresa.

3. Gestión de tickets de gastos

Debería incluir un lector OCR que permita digitalizar tickets y facturas de forma rápida y fiable, ya sea desde archivos o utilizando la cámara del smartphone.

4. Rellenado automático de modelos tributarios

Debería ser capaz de completar automáticamente los modelos tributarios para presentar los impuestos trimestrales y anuales de manera sencilla.

5. Conciliación bancaria

Debería ofrecer funciones automáticas o manuales para la conciliación bancaria, lo que facilita el seguimiento de pagos y la gestión del flujo de efectivo.

6. Análisis de tesorería en tiempo real

Es esencial para comprender el flujo de efectivo y tomar decisiones financieras informadas.

7. Gestión de remesas bancarias

Debería simplificar el proceso de pago mediante transferencias o cobro de recibos con cargos múltiples.

8. Base de datos de clientes y proveedores

Debería permitir el seguimiento del estado de facturación de cada cliente y proveedor en todo momento.

9. Gestión de permisos de usuario

Debería ofrecer la capacidad de gestionar permisos de usuario para facilitar el acceso a la información para empresas que trabajan con asesorías externas.

10. Generación de informes y análisis de datos

Debería permitir la generación de informes detallados y el análisis de datos para respaldar la toma de decisiones empresariales.

11. Integración con otras herramientas empresariales

Debería poder integrarse con otras herramientas de gestión empresarial, ya sea de forma nativa o a través de una API.

12. Interfaz web e interfaces móviles intuitivas

Debería contar con una interfaz web fácil de usar y aplicaciones móviles tanto para Android como para iOS.

13. Buen soporte técnico 

Es fundamental contar con un servicio al cliente eficaz para resolver cualquier problema o duda que pueda surgir durante su uso.

Consejos finales 

A medida que más empresas optan por utilizar un software de facturación electrónica para gestionar sus operaciones financieras, la variedad de programas disponibles aumenta considerablemente. 

Esto proporciona a las empresas una amplia gama de opciones para elegir, lo cual puede ser un desafío a la hora de tomar una decisión. 

Por ello, te recomendamos que aproveches los periodos de pruebas gratuitos que ofrecen algunos de estos programas para decidir cuál se adapta mejor a tus necesidades. En este caso, Flesip ofrece 14 días de prueba gratis sin compromiso. ¡Pruébalo ahora!Por último, queremos recordarte que somos agentes digitalizadores del Kit Digital y que puedes adquirir nuestro software de facturación a coste cero gracias a esta ayuda. ¡Contáctanos para resolver cualquier duda!