El código QR en las facturas: ¿cómo adaptarse y evitar sanciones?

Las nuevas regulaciones incluyen varias novedades entre las que nos encontramos con  la obligación de emitir facturas electrónicas o agregar un código QR en las facturas generadas por autónomos y empresas. 

Esta incorporación del QR en las facturas está especificada en el Real Decreto 1007/2023, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.

Ahora bien, ¿cómo adaptarte a esta transformación digital y evitar sanciones? Te contamos en este artículo todo lo que debes saber sobre la inclusión del código QR en tus facturas. ¡Toma nota!

¿Cómo funciona el código QR en las facturas?

El código QR (Quick Response Code) es un tipo de código de barras que almacena datos de la factura de manera eficiente, permitiendo una lectura rápida y sencilla a través de dispositivos con cámara, como smartphones o tablets. 

El funcionamiento es simple: solo hay que abrir la aplicación de lectura de código QR y apuntar la cámara hacia el código. ¡Y listo! De esta forma, se podrá acceder a la información almacenada en este código. 

Cuando una factura incorpora un código QR, este contiene información correspondiente a los datos de la factura, permitiendo verificar su autenticidad ante Hacienda. 

Principalmente, el código incluye los detalles necesarios para garantizar la autenticidad de las facturas y asegurar el cumplimiento de las obligaciones fiscales establecidas por la normativa vigente.

Nuevo apartado en el reglamento sobre la inclusión del QR

El Reglamento ha sido actualizado con nuevas disposiciones. Se ha añadido un apartado al artículo 7 para extender la obligatoriedad del código QR en las facturas simplificadas. 

También se ha introducido un nuevo apartado en el artículo 8, el cual establece que la autenticidad y la integridad de las facturas serán válidas cuando se emitan utilizando un sistema o programa informático conforme a los requisitos del Reglamento.

Nuevo procedimiento para verificar facturas: envío del código QR a la Agencia Tributaria

El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, establece una forma innovadora de verificar facturas: la remisión del código QR a la Agencia Tributaria. Esto permite tanto a empresarios como a consumidores enviar el código QR de una factura directamente a Hacienda.

Para realizar este envío, solo se necesita un dispositivo con capacidad para leer y transmitir datos del código QR. La Agencia Tributaria proporcionará una ruta específica en su sede electrónica o a través de una aplicación dedicada para recibir esta información. Al acceder a esta plataforma, los datos del código QR serán fácilmente legibles.

Si la factura incluye la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”, el receptor puede utilizar esta opción para confirmar que la factura ha sido enviada a la Agencia Tributaria por el emisor.

Aunque no se considera una denuncia pública, la información proporcionada al enviar el código QR a la Agencia Tributaria puede ser utilizada por esta para cumplir con sus responsabilidades en la aplicación de los impuestos.

¿Quiénes estarán obligados a incluir un código QR en sus facturas?

Tanto los trabajadores autónomos como los negocios dedicados a la producción y comercialización de bienes deberán cumplir con esta obligación. Para ello, se les otorgará un plazo de 9 meses para adaptarse a este requisito.

Por otro lado, el resto de trabajadores autónomos tendrán hasta el 1 de julio de 2025 para implementar esta medida.

¿Qué pasa si una factura electrónica no tiene código QR? 

La ausencia del código QR requerido por Hacienda en una factura electrónica puede acarrear problemas durante una auditoría o inspección fiscal. Por lo que cumplir con este requisito es crucial para evitar posibles sanciones o complicaciones legales.

Como es común en estos procesos, adaptarse requerirá tiempo, paciencia y, en algunos casos, inversión en tecnología y capacitación. Así que te recomendamos que no te agobies. Recuerda que la introducción del QR ofrecerá un mayor control sobre los impagos y simplificará los procesos. 

Para evitar problemas, te recomendamos seguir dos consejos prácticos:

1. Mantente actualizado en nuestro blog sobre los recursos de apoyo para emprendedores que lanzará próximamente la Agencia Tributaria.

2. Elige un programa como Flesip de facturación electrónica y contabilidad certificado. Estas herramientas facilitarán el proceso, ya que permitirán añadir los QR en las facturas de forma automatizada, ofreciendo un entorno seguro.

¿Cómo adaptarte fácilmente a este sistema? 

La obligatoriedad de incluir códigos QR en las facturas marca un hito en la modernización de los sistemas fiscales. Asimismo, este cambio ayudará a combatir el fraude y fomentará la transparencia en el sistema.

Con Flesip, simplificamos la gestión del código QR en tus facturas. Nuestra solución automatizada te permite cumplir con diversas normativas de la siguiente manera:

• Conexión directa con la AEAT.
• Presentación de los datos de la factura.
• Descarga de la información y generación del código QR.
• Inclusión del QR en la factura para un envío adecuado.

Ya no tendrás que estar horas y horas gestionando tus facturas. Gracias a nuestra plataforma podrás crear y enviar tus facturas de forma centralizada y sencilla en un mismo interfaz y nosotros nos encargamos del resto.