Claves para una buena gestión tributaria

Una buena gestión tributaria es esencial para garantizar la salud financiera de cualquier negocio y evitar problemas. Casi todas las pymes y muchos autónomos cuentan con asesores externos, bien gestores especializados, bien asesorías contables, para llevar a cabo toda la gestión fiscal de sus negocios.

Para llevar a cabo correctamente las obligaciones fiscales, es necesario conocer la normativa, los trámites y modelos tributarios y tener conocimientos de contabilidad, pero también el mantener toda la documentación contable del negocio, perfectamente ordenada y accesible. Estas son las claves para facilitar todo el proceso de gestión tributaria y evitar sorpresas desagradables con la Agencia Tributaria.

¿Qué es la gestión tributaria?

La gestión tributaria de un negocio planifica, organiza y controla todos aquellos aspectos que inciden en las obligaciones fiscales de la empresa, para que se ajusten a la normativa y evitar problemas o sanciones futuras.

La gestión tributaria incluye preocuparse por las declaraciones, impuestos y obligaciones financieras y contables, el IVA, el IRPF, el impuesto de patrimonio, el impuesto de sociedades y tantos otros; así como por el registro de ingresos y gastos, las facturas o balances contables, y demás aspectos de la contabilidad y finanzas de la empresa.

Beneficios de una gestión fiscal eficiente

Los beneficios que aporta una buena gestión tributaria contribuyen a mejorar la estabilidad financiera, así como las operaciones de la empresa. 

Entre estos beneficios están:

• Un menor riesgo de problemas legales y financieros. La gestión tributaria tiene como objetivo prioritario identificar, mitigar o eliminar los potenciales riesgos fiscales, así como aquellas conductas o líneas de acción que pueden llevar a tenerlos en el futuro.
• Incremento de la eficiencia de las operaciones y procesos contables y financieros. Una buena política tributaria dentro de la empresa es sinónimo de ahorro en tiempo y recursos.
• Mayor acceso al crédito: La gestión tributaria y la ausencia de deudas de este tipo son parte del proceso de evaluación de las entidades crediticias, por lo que su ausencia supone una mayor facilidad para optar a préstamos y ayudas.
• Aumento de la reputación y confianza de inversores, clientes o proveedores. Actuar con transparencia y eficiencia supone la demostración pública de una ética empresarial alta.
• Mayores recursos económicos y financieros. Una gestión tributaria bien llevada evita incurrir en gastos que se pueden dedicar a inversiones o proyectos.

¿Qué régimen fiscal corresponde a las pymes y autónomos?

Los regímenes fiscales se diferencian en función de su aplicación a personas físicas o jurídicas, pero también en función de la actividad o ramo al que esté adscrita la actividad. Cada régimen fiscal tiene reglas y requisitos diferentes, por lo que conviene estar informado para hacer frente a todas las obligaciones derivadas de la pertenencia a uno u otro régimen y ajustarse a los plazos, documentos y pagos a realizar.

La mayoría de empresas y autónomos se rigen por las obligaciones fiscales y tributarias recogidas en el Régimen General, aunque algunos minoristas y prestadores de servicios con facturación limitada pueden optar a un régimen simplificado basado en indicadores objetivos como el número de ingresos o de empleados. Otro tipo, en el que se recogen aquellas empresas y autónomos con mayor facturación, y que exige una contabilidad más exhaustiva al basarse en cálculos de beneficios o pérdidas reales, es el Régimen de Estimación directa.

Por otra parte, determinadas actividades como la agropecuaria o la artística cuentan con Regímenes Especiales que tienen en cuenta en sus normas tributarias las características de cada sector.

Además, hay que tener en cuenta que, en España, las empresas tributan también por el Impuesto de Sociedades, un gravamen de los beneficios obtenidos durante el año fiscal, y que deben cumplir con otras obligaciones fiscales como el IVA.

En el caso de los autónomos, sus cuentas están sujetas al pago del IRPF que grava los ingresos de los trabajadores por cuenta ajena.

Claves para una gestión tributaria efectiva

La gestión correcta de las obligaciones tributarias y fiscales es fundamental para garantizar la salud financiera de las grandes empresas, de las pymes y de los autónomos. 

Algunas claves para desarrollarla de una manera efectiva son:

Planificar el pago de impuestos

Conocer el calendario fiscal, así como las fechas de presentación de los modelos tributarios y de impuestos va a permitir organizar y controlar la tramitación administrativa en relación con los plazos y con un plan de tesorería, que se ajuste a la realidad financiera del negocio. 

Hacer los pagos a tiempo evitará sanciones o el pago de intereses de demora. Además, tener las cuentas al día y controladas permite planificar los pagos para que estos tengan un menor impacto en las cuentas de la empresa.

Llevar un registro contable y financiero sólido

La empresa debe contar con un registro detallado y actualizado de ingresos y gastos, conservar las facturas y demás documentos necesarios para poder utilizarlos en la gestión tributaria y fiscal, y entregarlos a la administración en caso de ser requeridos. Una buena organización hará que se ahorre mucho tiempo y recursos. La conciliación entre facturas emitidas y recibidas es crucial para un buen control contable. Se debe llevar un control exhaustivo de todos aquellos gastos que puedan desgravarse.

Incluir los impuestos en los presupuestos

El pago de obligaciones fiscales o tributarias es parte de los gastos recurrentes y normales de la empresa y como tal deben ser presupuestados para poder cuadrar cuentas y reservar fondos para hacerles frente. De esta manera el pago de las obligaciones tributarias no será tan gravoso para la empresa. 

Formarse en gestión tributaria

Tanto para los emprendedores como para el resto de personal de la empresa la formación  es la mejor manera de mejorar en los procesos y operaciones diarias, incluidas aquellas que afectan a la gestión tributaria. Ampliar la formación de la normativa fiscal para estar al día en la materia y evitar errores de gestión será útil a largo plazo. Conviene también impulsar la capacitación del equipo en materias como la contabilidad que puedan ser útiles para evitar errores. En ocasiones, se paga más de lo que se debe por desconocimiento de las normas o por hacer las cosas de manera incorrecta, sin que este error suponga una sanción o una infracción de las normas tributarias o fiscales, sino simplemente un pago más elevado que el que pudiese corresponder. Puedes profundizar sobre la formación de los emprendedores en este artículo de nuestro blog.

Implementar un sistema de revisión tributaria

Implementar un sistema de revisión tributaria que de manera regular revise e identifique los posibles problemas en relación con la gestión fiscal puede ser muy útil para evitar males mayores en el futuro. Pueden realizarse auditorías internas, y preferiblemente externas para comprobar que todo se ajusta perfectamente a las normas y requisitos de la Agencia Tributaria o de la Seguridad Social. De esta forma se está invirtiendo en prevenir multas o sanciones. 

Los controles internos son mecanismos diseñados para prevenir y detectar errores o fraudes. Estos pueden incluir la separación de funciones, la aprobación de transacciones y la revisión periódica de los registros contables. Implementar controles internos robustos es un paso clave para asegurar la integridad de la gestión tributaria de la empresa.

Aprovechar beneficios y deducciones fiscales

La administración suele otorgar diferentes beneficios fiscales a las empresas, como deducciones, tipos impositivos reducidos o aplazamientos en el pago de la deuda tributaria. Conocer estos beneficios y aprovecharlos para que la carga impositiva tenga menor repercusión en la contabilidad de la empresa también es parte de una buena gestión.

Contar con asesoramiento externo

Los autónomos y la mayoría de las pymes carecen de un equipo interno que permanentemente se dedique a la gestión tributaria y fiscal. Por eso es conveniente contar con personal especializado externo a la empresa que pueda asesorar en materia normativa, reguladora y ayude a aprovechar todas las ventajas fiscales minimizando en lo posible la carga fiscal de la empresa.

Utilizar las nuevas tecnologías

Apoyarse en programas de facturación y contabilidad automatizando las tareas simplifica y ayuda a la gestión tributaria. Contar con un software especializado que permita mantener la información contable y financiera accesible, ordenada y al día facilitará enormemente todo el proceso. Por ejemplo, operaciones como la consolidación de cuentas contables pueden hacerse de manera manual o automatizada. Si bien la primera resulta menos costosa es preferible utilizar para todas las operaciones de soluciones digitalizadas dado que la posibilidad de error, tanto en los datos, como en los propios procesos será menor.

Es el caso del software de facturación electrónica de Flesip, que no solo ayuda a mantenerse al día para la futura obligatoriedad de la factura electrónica que instaura la ley Crea y Crece para las transacciones comerciales B2B; sino que permite un control exhaustivo de las cuentas y de los presupuestos.

Para instalar este tipo de soluciones digitalizadoras una vía conveniente que permanece abierta durante todo el 2024 es contar con una de las subvenciones del programa Kit Digital del Gobierno de España.
Flesip es un Agente Digitalizador adherido al programa que constituye la mejor ayuda para tramitar las ayudas e implantar soluciones digitalizadoras punteras como su software de facturación electrónica. Con ellos, la buena gestión tributaria está asegurada.