Conciliación de cuentas contables: Optimizando la integridad financiera

Llevar una contabilidad precisa y fiable es fundamental, no solo para evitar fraudes o cumplir con la normativa, sino para el propio desarrollo de la empresa, dado que el mantener una buena salud financiera permite tomar decisiones críticas para el desarrollo del negocio de manera informada. Para lograr que la contabilidad esté al día y se ajuste a la realidad de la empresa, es necesario utilizar herramientas y procedimientos que comparen y analicen la situación real y la reflejada en los libros. La conciliación de cuentas contables se convierte así en una herramienta indispensable en todo negocio.

¿Qué es la conciliación de cuentas contables?

La conciliación de cuentas contables es como se conoce a la revisión de las partidas contables de una empresa que se lleva a cabo con el objetivo de garantizar su integridad, y al mismo tiempo, identificar y resolver posibles discrepancias entre los saldos contables y el saldo real.

Beneficios de la conciliación de cuentas contables

Los beneficios de la conciliación de cuentas contables para la empresa son múltiples. Entre ellos:

• Garantizar la fiabilidad de los estados contables, evitando discrepancias o errores, y por lo tanto permitiendo conocer la situación de los activos e intereses financieros reales de la empresa.

• Prevenir pérdidas y evitar el fraude: La conciliación es un mecanismo de control interno eficaz que a través de un minucioso análisis puede detectar cualquier acción inapropiada.

• Controlar el rendimiento de la empresa y contribuir a la gestión de riesgos. Las discrepancias en los saldos contables tienen su origen en problemas como el flujo de caja, errores tributarios o discrepancias de inventarios. Su detección, supone el hacer visibles riesgos que afectan a la estabilidad financiera de la empresa y permiten corregirlos.

• Tomar decisiones empresariales acertadas al dotar a la empresa de una imagen clara sobre su situación y la de sus activos.

• Aportar credibilidad y confianza en la salud financiera de la empresa, además de reforzar su reputación en términos de integridad y transparencia.

• Comprobar que la empresa cumple con los requisitos reglamentarios y normativos vigentes.

Tipos de conciliación contable

Existen diferentes tipos de conciliación contable que pueden realizarse en una empresa dependiendo de cuál sea el objetivo. Pero todas ellas permiten comprobar si se mantienen unos registros financieros precisos y actualizados, así como detectar posibles errores o incluso fraudes.

Las más comunes son:

Conciliación de cuentas bancarias

Una conciliación contable que compara las entradas del libro de caja con los saldos del extracto bancario de la empresa y los movimientos que en ellos aparecen.

Conciliación de cuentas a cobrar o por pagar

Estos dos tipos de conciliación de cuentas verifican respectivamente los saldos de las cuentas a cobrar o por pagar, con la documentación complementaria. En el primer caso las facturas de los clientes o los recibos de pago y en el segundo con las facturas de los proveedores y los registros de pago.

Conciliación fiscal

Se basa en comparar los registros fiscales con los registros financieros de la empresa para asegurarse que el cumplimiento de las obligaciones tributarias se ajusta a la situación real de la empresa.

Otro tipo de conciliaciones contables.

Además de los mencionados, entre las conciliaciones contables que se pueden realizar en una empresa pueden estar las de inventario, de activos fijos, de tarjetas de débito y crédito, de monederos digitales o de divisas internacionales. Todas ellas buscan que las anotaciones de los registros financieros sean correctas y por lo tanto el registro contable de la empresa fiable.

¿Cómo hacer la conciliación de cuentas contables?

La conciliación contable no es un proceso extraordinario, sino que debe realizarse de manera regular y periódica. El lapsus temporal dependerá en gran medida de la propia empresa, su tamaño, el volumen de negocio, sus transacciones. De todas formas, hacerla una vez al mes es lo idóneo. Es conveniente descubrir y subsanar cualquier discrepancia que pudiese haber lo antes posible.

El proceso, aunque puede variar dependiendo del tipo de conciliación, es sencillo:

• Se preparan los documentos con la información de los dos registros o saldos que se quiere comparar y se ve si los importes coinciden.
• En caso de no coincidir hay que determinar cuál es el origen de la discrepancia y la incidencia que es necesario subsanar.
• Determinar qué tipo de descuadre o diferencia es y proceder a subsanarla.
• Volver a revisar los dos registros, saldos o libros que se estén conciliando para ver que ambos cuadren.
• Aprobar las transacciones financieras o los registros contables.

Diferencias en la conciliación contable

Las diferencias que pueden encontrarse pueden ser de dos tipos:

• Descuadres o diferencias temporales: Derivan de diferencias temporales entre el extracto bancario y la contabilidad. Por ejemplo, un pago que ya ha salido del banco pero que no ha llegado a destino. Se subsanan por sí solas con el paso del tiempo, es decir cuando, transcurrido el plazo que la entidad bancaria tiene asignado a este tipo de transacciones, el pago llega a su destino.
• Descuadres o diferencias permanentes: Estos se deben a errores, omisiones o partidas de origen desconocido. En estos casos es posible crear una cuenta 555 para recoger aquellas remesas de fondos cuyas causas se desconocen por el tiempo en el que se tarde en subsanar los errores o identificar las causas.

¿Conciliación de cuentas manual o automática?

La conciliación de cuentas contables se puede realizar tanto de manera manual como automática:

En el primer caso, la revisión y comparación de extractos bancarios y partidas contables se realiza de manera manual; y en el segundo, mediante el uso de diferentes tipos de software contables que importan e integran automáticamente la información. 

Es el caso, por ejemplo, del software de facturación electrónica de Flesip, que, además de asegurar el cumplimiento de los requisitos legales de la factura electrónica , permite la creación de informes automatizados con datos de gastos e ingresos integrados para flexibilizar y hacer más eficientes tareas como la conciliación contable.

¿Es mejor la conciliación de cuentas manual o automática?

Dependiendo del tamaño de la empresa, del volumen de negocio, del personal con el que se cuente y de otros factores puede ser más favorable realizar una conciliación de cuentas manual o una conciliación de cuentas automática.

La conciliación manual es una de las formas a valorar en empresas pequeñas donde el volumen de facturación no es muy grande y puede ser llevado a cabo por una sola persona. 

La desventaja que presenta este formato es que suele ser un proceso lento y es más propenso a que se cometan nuevamente errores, tanto en la detección como en la subsanación.  Por ello a veces hay que repetirla para asegurarse de que todo está en orden. 

No resulta, además, operativa para aquellas empresas de cierto tamaño y, mucho menos, para las que disponen de diferentes sedes que obligarían a la participación de varias personas en el proceso y a múltiples comprobaciones cruzadas.

La conciliación automática es sin duda la más apropiada para todo tipo de empresas, aunque absolutamente necesaria en aquellas con un volumen de facturación grande, tanto desde el punto de vista del tiempo como de los recursos humanos necesarios para su realización. 

La conciliación de cuentas automática reduce notablemente el tiempo de realización y los costes administrativos asociados. De esta manera el personal de contabilidad puede dedicar más tiempo a otras tareas y disminuye también el riesgo de nuevos errores humanos en el proceso.

Consejos para la conciliación de cuentas contables

A la hora de llevar a cabo la conciliación de cuentas contables algunas de las cuestiones que se deben tener en cuenta.

• Resulta beneficioso para el proceso proceder a una división de tareas entre el personal contable, dado que así se garantiza un mayor control del procedimiento, y se minimiza la posibilidad de error y fraude.
• Se deben establecer procedimientos de conciliación estandarizados que se repitan mensualmente y puedan ser también la base para otro tipo de auditorías posteriores.
• Documentar el proceso de conciliación y conservar toda la documentación utilizada para facilitar futuras revisiones o para poder hacer comprobaciones posteriores en caso de que se detecten nuevos errores o se requieren por alguna cuestión legal.
• La corrección de las discrepancias y de los errores, así como la subsanación de sus causas, debe de hacerse inmediatamente para prevenir que sigan produciéndose y se conviertan en errores recurrentes. Esta corrección de errores puede hacerse también en los momentos intermedios si, antes o después de la conciliación de cuentas, se detectan en el transcurso de las operaciones diarias. Promover la buena comunicación entre el personal y los departamentos y la transparencia de los procesos es una buena forma de evitar y prevenir estos errores.
• Debe promoverse la mejora continua del proceso de conciliación, incluso recurriendo a revisiones y aprobaciones externas que puedan dar fiabilidad al proceso.
• Implantar e implementar procedimientos automáticos y digitalizados para toda la contabilidad. Es una manera de prevenir errores y hacer más fáciles y ágiles comprobaciones y conciliaciones de cuentas.

Para el proceso de digitalización y automatización de la contabilidad puede recurrirse a las ayudas que dentro del Programa Kit Digital ofrece el Gobierno de España a pymes y autónomos para la implantación de todo tipo de software y soluciones digitales. Flesip, es uno de los Agentes Digitalizadores oficiales adheridos al programa que puede ayudar en la tramitación del bono digital y en la implantación de algunas de las soluciones digitalizadoras que las empresas necesitan.