¿Cómo afecta Verifactu a la facturación de mi empresa?

En respuesta a la preocupación generada por el fraude fiscal y la falta de transparencia económica, los gobiernos de la Unión Europea han desplegado un arsenal de medidas para combatir estas malas prácticas. Entre estas iniciativas, y en el contexto de la Ley antifraude, destaca una poderosa medida en manos del Gobierno de España: el reglamento Verifactu.

Este sistema de emisión de facturas verificables no solo promete cambiar la forma en que las empresas gestionan sus registros financieros, sino que también representa un paso hacia la transparencia y la equidad fiscal. 

La aprobación del reglamento Verifactu en España

El Decreto Real 1007/2023, emitido el 6 de diciembre de 2023 y conocido como “Reglamento Verifactu”, representa una iniciativa significativa dentro del marco de la Ley antifraude. 

Esta ley impone exigencias rigurosas a los programas de gestión, facturación y contabilidad, asegurando la integridad, preservación, claridad, rastreabilidad, accesibilidad e inalterabilidad de los registros en todo momento.

En este sentido, marca el fin de los softwares de doble uso, prohibiendo su producción, distribución y posesión, y establece una serie de criterios que deben ser cumplidos, los cuales se detallarán en el próximo reglamento.

Además, la ley introduce requisitos específicos para los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), los cuales deben ser empleados por empresas y profesionales al emitir facturas conforme a la nueva normativa.

Principales características de Verifactu

El propósito principal del sistema VeriFactu, así como de otros sistemas que permiten la emisión de facturas verificables, es combatir las conductas fraudulentas y evasivas que perjudican la economía nacional. 

Al mismo tiempo, buscan fomentar la automatización y digitalización de los procesos relacionados con la facturación, la contabilidad y los impuestos en las empresas. Estos sistemas garantizan la fiabilidad y dificultan la manipulación de las facturas electrónicas.

Cuando una empresa o un profesional remite todos sus registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), es crucial documentar este procedimiento en las propias facturas VeriFactu. Para cumplir con este requisito, dichas facturas deben cumplir con los siguientes estándares:

• Asegurar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
• Incorporar un código QR que contenga información relevante de la factura, facilitando así su identificación por parte de los destinatarios.
• Generar un registro de facturación por cada factura emitida, de manera simultánea o previa a su emisión, detallando los eventos clave que ocurran durante el proceso.
• Ser capaces de enviar de manera continua, segura, precisa, completa, automática, consecutiva, instantánea y fiable información a la Administración Tributaria sobre todos los registros de facturación generados electrónicamente.
• Mantener un encadenamiento entre las facturas emitidas, lo cual, junto con su registro, facilita la verificación de que no han sido alteradas tras su presentación.

Ten en cuenta que es necesario remitir de forma inmediata y automatizada los registros a la AEAT. En caso contrario, se debe conservar la información para ponerla a disposición de Hacienda cuando sea requerida.

¿A quién afecta el reglamento Verifactu?

El ámbito de aplicación del “Reglamento Verifactu” abarca a empresas y autónomos cuya facturación anual sea inferior a 6 millones de euros. Sin embargo, existen excepciones a esta norma que incluyen:

• Empresas cuyas ventas superen los 6 millones de euros anuales, las cuales están sujetas al Suministro Inmediato de Información (SII).
• Se aplican consideraciones especiales para Canarias, Ceuta y Melilla, de acuerdo con sus regulaciones específicas.
• En los territorios forales del País Vasco y Navarra, este reglamento se aplica únicamente a los contribuyentes que tengan su domicilio fiscal en territorio común.
• Se contemplan excepciones para ciertos casos en el ámbito de la agricultura, ganadería y pesca.

¿En qué fecha se implementa esta nueva normativa y cómo te afectará?

El Real Decreto 1007/2023 comenzó a aplicarse el día posterior a su publicación en el Boletín Oficial del Estado, es decir, el 7 de diciembre de 2023. Sin embargo, dada la complejidad técnica de las disposiciones incluidas, se han establecido plazos para que todos los involucrados se ajusten a los requisitos de la nueva normativa:

1. Los contribuyentes obligados, que son empresas, empresarios y profesionales que emplean sistemas informáticos para la facturación, deben asegurarse de que sus sistemas cumplan con las especificaciones y requisitos establecidos en el reglamento y su normativa de desarrollo antes del 1 de julio de 2025.

2. Los fabricantes y vendedores de Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) tienen un máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial que desarrolla el reglamento para ofrecer soluciones adaptadas.

¿En qué se diferencia Verifactu y SIF? 

Un Sistema Informático de Facturación (SIF) es una herramienta empleada por empresas y profesionales que no manejan manualmente sus facturas, con el fin de generar y enviar dichos documentos.

En contraste, un sistema Verifactu se especializa en la emisión de facturas que pueden ser verificadas y remitidas a la Agencia Tributaria para su procesamiento y seguimiento.

Sin embargo, los SIF que cumplen con los estándares de integridad, conservación, accesibilidad, claridad, rastreabilidad e inalterabilidad de los registros, y envían todas las facturas electrónicamente a la AEAT, son clasificados como sistemas Verifactu.

¿Qué datos envía Verifactu a la AEAT?

Los datos requeridos en las facturas incluyen:

• Datos de identificación fiscal, como el NIF, el nombre completo o la razón social del emisor y del receptor de la factura, a excepción de las facturas simplificadas, además de indicar si la factura fue emitida por un tercero.
• Número y serie de la factura, fecha de emisión, fecha de pago anticipado y especificación de si se trata de una factura completa o simplificada.
• Detalles sobre las operaciones realizadas.
• En el caso de facturas rectificativas o sustitutivas, se debe proporcionar información sobre las facturas originales que están siendo corregidas o reemplazadas.
• Desglose de los importes, incluyendo la base imponible, el importe total y las retenciones aplicadas, así como los regímenes fiscales correspondientes.
• Incorporación de un código QR para facilitar la verificación y consulta de la factura.
• Códigos de identificación del sistema informático y del registro de alta.
• Fecha y hora exactas en las que se generó el registro de facturación.

Pasos previos a seguir para adaptarte a la nueva normativa en 2025

Si bien la fecha límite para la presentación de estos documentos ante Hacienda es el 1 de julio de 2025, es crucial que inicies los preparativos sin retraso.

Estos son los tres pasos previos que te recomendamos que tengas en cuenta:

1. Elige un proveedor como Flesip que tenga la capacidad de gestionar una amplia gama de documentos y formatos electrónicos, como facturas, presupuestos y declaraciones de impuestos, a nivel global.

2. Verifica que el proveedor satisfaga todos tus requisitos de envío, recepción y presentación, manteniendo conexiones con diversas redes y plataformas para simplificar la gestión a través de una solución integral.

3. Selecciona una solución que se pueda integrar fácilmente con tu sistema ERP o de gestión actual, lo que te permitirá centralizar tus operaciones y evitar la duplicación de tareas.

4. Si eres autónomo o empresa y tienes entre 0 y 9 empleados, puedes beneficiarte con el Kit Digital, sin coste alguno, para implementar la factura electrónica con Flesip. Somos agentes digitalizadores y puedes contratar este servicio de digitalización para adaptarte a la normativa Veri*factu.Si tienes alguna pregunta, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo para obtener información sobre nuestra solución de facturación electrónica. Y sigue nuestro blog para estar al tanto de las novedades y noticias actuales sobre el Reglamento Verifactu y la Ley antifraude.