¿Qué es y cómo te afecta VeriFactu? El sistema de Hacienda para prevenir el fraude

La ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, más conocida como Ley Antifraude, fue promovida por el Ministerio de Hacienda para luchar contra la evasión fiscal, actualizar y armonizar la normativa relativa a la administración tributaria. 

Entre las medidas establecidas por la ley se encuentra la remisión electrónica a Hacienda de las facturas de empresas por medio de un sistema de facturación electrónica verificable al que se ha llamado VeriFactu.

¿Qué es VeriFactu?

VeriFactu es como se denomina a los sistemas verificables de emisión de facturas electrónicas que se realizan a través de softwares que puedan efectivamente garantizar la fiabilidad, no manipulación y confiabilidad de los datos transmitidos. 

Surgen teniendo como objetivos prioritarios:

• Promover la transparencia fiscal y luchar contra el fraude fiscal.
• Mejorar el control de las transacciones y la gestión interna de las empresas mediante la automatización de los procesos contables.

Sus requisitos se establecen en el RD 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación:

• Garantizar la conservación, integridad y accesibilidad de las facturas emitidas, posibilitando su rápida y completa recuperación.
• Asegurar medios para el control de la trazabilidad y la inalterabilidad de las facturas. Es decir, debe imposibilitar la manipulación o borrado de las facturas, y permitir rastrear todas las acciones que se realicen sobre ellas.
• Posibilitar la remisión de los registros de facturación a la Agencia Tributaria de manera directa, segura y garantizando la privacidad de los datos personales.
• Crear facturas únicas por operación y encadenarlas para facilitar su verificación.

Ventajas y desventajas del uso de VeriFactu

El uso de un sistema de verificación como VeriFactu aporta numerosas ventajas y desventajas tanto a los usuarios como a la Agencia Tributaria.

Ventajas de VeriFactu:

• Facilitar el control de las facturas y simplificar la contabilidad de la empresa.
• Reforzar la transparencia y la confianza de los consumidores en la empresa.
• Asegurar la exactitud de los datos de facturación remitidos a la Agencia Tributaria optimizando la relación con Hacienda.
• Reducir los plazos necesarios para la tramitación de las facturas, así como para llevar a cabo los requisitos tributarios y legales de la actividad económica.

Desventajas de VeriFactu

La implantación y uso de VeriFactu comporta también algunos inconvenientes extra que hay que tener en cuenta:

• Problemas derivados de la adaptación tecnológica y humana, así como de los procesos cotidianos de las empresas. Esto puede llevar cierto tiempo y requerir de un esfuerzo extra que algunas empresas pequeñas pueden encontrar especialmente complicado. Adoptar un nuevo sistema conlleva necesariamente una curva de aprendizaje hasta que el personal se familiariza con el nuevo sistema.
• Un sobrecoste económico por la implantación e implementación del software que puede descuadrar las cuentas de algunas de las empresas y autónomos.

¿Cómo funciona VeriFactu?

VeriFactu acredita de manera directa la factura emitida y permite automáticamente su registro y verificación por la Agencia Tributaria.

El proceso sigue una serie de pasos preestablecidos:

• Una vez rellenados los datos de la factura y aceptados, se genera un archivo XML.
• La persona autorizada firma la aceptación de los datos y el envío y presentación a la Agencia Tributaria mediante algunos de los procedimientos de firma electrónica o digital autorizados.
• Las facturas se encadenan y se genera un Código QR con información de la presentación que se incrusta en la factura para garantizar su veracidad.
• La AEAT acepta o rechaza la factura cambiando el estado de la misma.

Datos que incluye la factura electrónica de VeriFactu

Las facturas enviadas por medio del sistema VeriFactu deben incluir obligatoriamente según el reglamento una serie de datos antes de su presentación en la Agencia Tributaria. 

Sin su inclusión no serán consideradas facturas válidas para ser verificadas por VeriFactu.

• Número de la factura.
• Fecha de emisión y de pago.
• Tipo de factura, especialmente si se trata de una rectificativa o sustitutiva.
• Importe.
• Concepto y descripción de la operación.
• Datos fiscales del emisor.
• Datos fiscales del receptor.
• Código identificativo del sistema de expedición del registro.
• Fecha y hora de realización del registro.

¿Quién debe utilizar VeriFactu?

La obligatoriedad del uso de VeriFactu afecta a:

Todos aquellos autónomos y empresas con sede en España que emitan facturas electrónicas, a pesar de que sólo sea utilizado para una parte de su actividad. 

Entre ellos:

• Los contribuyentes del Impuesto de Sociedades, con las excepciones marcadas en la ley; los del IRPF que lleven a cabo cualquier tipo de actividad económica; y los del IRNR con rentas que provengan del establecimiento permanente.
• Entidades en régimen de atribución de rentas con una actividad económica.

Las excepciones marcadas por la normativa en el ámbito subjetivo de la ley incluyen a:

• Las empresas de los territorios forales, Canarias, Ceuta y Melilla.
• Las empresas obligadas a utilizar al SII (Sistema de Suministro Inmediato de Información)
• Algunas actividades incluidas en el régimen de agricultura, ganadería y pesca, o que no tengan obligación de facturar.

Las empresas que fabriquen, produzcan o comercialicen este tipo de softwares estarán obligadas a asegurar que cumplen con todos los requisitos para el uso asignado y que pueda ser usado por todos los integrantes del ámbito subjetivo de la ley.

Plazos para implantar VeriFactu

El reglamento establece un plazo máximo para el cuál aquellos obligados al uso de VeriFactu deben haber cumplido con los requisitos legales establecidos e implantado su uso.

En el caso de las empresas el plazo máximo para implantar VeriFactu en su facturación electrónica es julio de 2025. A partir de este momento deberán usar obligatoriamente este sistema de acreditación.

Por su parte, los fabricantes de software deberán introducir en sus programas todos los requisitos legales desde octubre de 2024 de manera obligatoria.

Sanciones por no implementar VeriFactu

La normativa establece además una serie de sanciones derivadas de la no implementación o de la implementación defectuosa de VeriFactu. Se trata de sanciones que pueden ser aplicadas tanto a los fabricantes de software como a las empresas que los utilicen. Varían dependiendo de factores como la reincidencia, o el período de tiempo pasado desde la no implementación.

Para los fabricantes de softwares que incumplan la normativa establecida en el reglamento en el diseño e implementación de sus productos las sanciones pueden ser de 1000 euros por día, por licencia, o hasta los 150.000 euros por día.

Para las empresas o autónomos que no se ajusten a los requisitos y plazos establecidos por la normativa las sanciones pueden alcanzar un montante de hasta 50.000 euros.

Cómo cumplir con VeriFactu

Lo fundamental para evitar posibles sanciones es implementar lo antes posible software y procesos de facturación electrónica que ayuden a cumplir con el reglamento VeriFactu.

Para ello es conveniente:

• Buscar soluciones que se complementen con el sistema de gestión utilizado por la empresa para evitar duplicación de tareas y datos que harán que el control sea mucho más complicado.
• Conectarse con el mayor número posible de plataformas y redes para posibilitar la interoperabilidad del sistema
• Optar por un proveedor de servicios de digitalización que sepa adaptar las necesidades de la empresa a los requerimientos del reglamento de manera efectiva.
• Verificar que el software de facturación se ajuste a la normativa en lo referido a la presentación, envío y recepción de facturas utilizando un sistema conectado con la Agencia Tributaria. Entre otras cuestiones debe tener la capacidad de añadir un hash a los registros de facturación, generar QR, firmar electrónicamente el fichero, disponer de registro de eventos, garantizar la integridad, conservación accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de las facturas.
• Tramitar subvenciones para que el proceso de digitalización sea lo menos gravoso posible para las cuentas de la empresa.

Una buena opción es recurrir a las ayudas que ofrece el Programa Kit Digital con el que el Gobierno de España promueve la implantación de soluciones y procesos de digitalización para pymes y autónomos. El programa está abierto para pedir ayudas de 2.000 a 12.000 euros, dependiendo del número de empleados de la empresa, hasta el 31 de diciembre de 2024.

Seleccionar un Agente Digitalizador oficialmente asociado al programa como Flesip que puede ayudar a gestionar las ayudas y a implementar soluciones que se adapten a los requisitos del reglamento y a las necesidades particulares de la empresa supondrá invertir en tranquilidad y seguridad.

Su software de facturación electrónica está diseñado para ajustarse a las necesidades y obligaciones de la normativa actual en la materia. Permite crear y controlar ingresos y gastos, generar facturas electrónicas, informes de diferentes tipos o gestionar clientes, además de ayudar y simplificar la contabilidad y el cumplimiento de las obligaciones legales y tributarias. Una opción que no hay que dejar escapar.