Gestión eficiente del tiempo: técnicas y herramientas para directivos 

La gestión eficiente del tiempo es un desafío constante para los gerentes y directivos de las empresas. Equilibrar la propia producción con las necesidades del equipo es crucial y esto solo se consigue jerarquizando y dando prioridad a cada tarea. 

Pero, ¿cómo priorizas entre estar disponible para tu equipo o enfocarte en proyectos importantes? ¿Qué haces cuando surgen imprevistos y urgencias? 

Sin duda, mantener el rumbo en los objetivos a corto y largo plazo es la meta. ¿Te gustaría saber cómo gestionan su tiempo los gerentes y directivos efectivos para seguir sus pasos? Aquí encontrarás las mejores técnicas y herramientas que te ayudarán a gestionarlo de forma efectiva. 

¿Por qué es importante una buena gestión del tiempo cuando eres el gerente de la empresa?

Gestionar mejor tu tiempo es esencial para la eficiencia y el rendimiento del equipo. Ten en cuenta que con una planificación adecuada te aseguras que las tareas se prioricen correctamente, optimizando los recursos y cumpliendo con los plazos. 

En este sentido, una organización efectiva permite centrarse en las metas estratégicas, evitando la procrastinación y aumentando la productividad en general. Además, una gestión del tiempo eficaz contribuye a un equilibrio entre vida-trabajo saludable, lo que incrementa la motivación y el desempeño.

¿Quieres conocer algunas técnicas, herramientas digitales o softwares de gestión que te ayuden a gestionar mejor el tiempo? Esto es lo que veremos a continuación para que trabajes mejor a menor presión, sin tanto estrés, y mejorando la productividad de tu equipo. 

7 técnicas de gestión del tiempo que te harán más productivo en el trabajo

1. Técnica Pomodoro

Consiste en trabajar en una tarea específica durante 25 minutos y luego tomar un descanso de 5 minutos. Después de cuatro ciclos, se realiza un descanso más largo de 15-30 minutos. 

Esta técnica ayuda a mantener la concentración, reducir la procrastinación y aumentar la eficiencia. Podrás utilizar un temporizador para estructurar el tiempo y las pausas.

2. El método ALPEN

El método ALPEN no solo facilita abordar una tarea, sino que también es útil para planificar toda la jornada laboral. Según su creador, enfoca al usuario en una planificación diaria práctica y en establecer prioridades de manera coherente. Además, solo se necesitan unos 5 minutos de planificación diaria.

Consta de cinco pasos: 

• Anotar todas las tareas (A)
• Estimar la duración de la tarea (L)
• Programar pausas (P)
• Establecer prioridades (E)
• Seguimiento (N)

3. Técnica Kaban

La técnica Kanban es un método visual de gestión de proyectos que optimiza la productividad y la eficiencia. 

Consiste en usar tableros con columnas que representan diferentes etapas del trabajo, como “Pendiente”, “En progreso” y “Completado”. Las tareas se representan con tarjetas que se mueven entre columnas según su estado. 

Este enfoque permite una mejor organización, supervisión y control de las tareas, facilitando la priorización y la planificación efectiva.

4. El método GDT

Este método busca transformar la información dispersa en proyectos realizables, especialmente para líderes abrumados por múltiples tareas. 

Se divide en cinco pasos: 

• Recopilar información
• Aclararla para definir acciones
• Organizar las tareas
• Reflexionar estableciendo seguimiento 
• Realizar las acciones necesarias

Por ejemplo, ante la renuncia de un empleado, el líder recopilará detalles, clarificará las acciones necesarias, organizará una reunión, establecerá fechas límite y finalmente tomará las acciones correspondientes, como la reunión en sí misma.

5. Prioriza

Mucha gente no sabe cómo priorizar correctamente, lo que causa estrés al tratar de cumplir plazos. Sin metas claras, es fácil distraerse con cosas que parecen urgentes, pero no son importantes. 

La gestión del tiempo implica evaluar tus metas y establecer objetivos a largo y corto plazo. Y después clasificarlos según su importancia y urgencia (A = Alta, B = Media, C = Baja; 1 = Alta, 2 = Media, 3 = Baja). 

Trabaja primero en las tareas que son urgentes e importantes (A1) y luego sigue con el resto. Este método te ayudará a avanzar de manera más efectiva y reducirá tu estrés.

6. Principio de Pareto

El Principio de Pareto, también conocido como regla del 80/20, establece que el 20% de tus esfuerzos generan el 80% de tus resultados. Esto te ayuda a enfocarte en las tareas más importantes: 

• Identifica tus problemas, como por ejemplo no entrevistar a suficientes candidatos.
• Analiza por qué ocurren, como por ejemplo salir del trabajo antes. 
• Califica la importancia de cada problema.
• Agrúpalos por causa. 
• Prioriza el grupo con los problemas más críticos.
• Toma medidas para resolverlos. 

Esto te permite maximizar tu eficiencia al concentrarte en lo que más impacto tiene.

7. Delega

Aclarar tus prioridades no solo te ayuda a entender qué es importante, sino también qué no lo es tanto. A veces resulta difícil rechazar trabajo, pero es útil explicar que lo haces porque no está alineado con tus prioridades actuales. 

Comunica tus prioridades al equipo. Si hay que realizar una tarea necesita, pero no es tu prioridad, considera delegarla a otro miembro del equipo. 

Delegar no minimiza la importancia de la tarea, simplemente indica que no está alineada con tus prioridades. Por lo que asignar la tarea a alguien con más experiencia en el área garantiza una mejor ejecución.

5 herramientas de gestión del tiempo para directivos y gerentes

Después de analizar algunas técnicas eficaces para gestionar mejor tu tiempo, te dejamos aquí un listado de herramientas imprescindibles para la digitalización de tu negocio, que sin duda te ayudarán a mejorar tu productividad laboral. ¡Toma nota! 😉

1. Flesip

Es una de las principales opciones en el mercado gracias a su capacidad para satisfacer las necesidades de facturación electrónica, diseñada para autónomos y pequeñas y medianas empresas. 

Además de la creación y personalización ágil de facturas electrónicas, Flesip facilita la digitalización de impuestos, la gestión de clientes, la integración bancaria y la administración de movimientos bancarios. 

En resumen, Flesip es una solución integral para la gestión empresarial que simplifica diversos procesos administrativos, financieros y contables. Por tanto, si eres el directivo o gerente de una pyme o comercio electrónico, podrás optimizar tu tiempo y gestionar todos tus clientes de forma automatizada desde un único lugar. 

¿Sabes que puedes probar Flesip durante 14 días sin compromiso? Y si te gusta todo lo que ves, puedes solicitar tu bono Kit Digital para disfrutar de este software a coste cero.

2. Google Calendar

Google Calendar es una herramienta esencial para directivos y gerentes en la gestión del tiempo y la productividad. Permite programar reuniones, establecer recordatorios y compartir agendas con el equipo. 

Con funciones como la integración de tareas y la visualización de horarios ocupados, ayuda a priorizar actividades y optimizar la planificación diaria. Además, su accesibilidad desde dispositivos móviles facilita la gestión incluso fuera de la oficina. 

3. Asana y Trello

Ambas ofrecen funciones para organizar tareas, asignar responsabilidades y establecer plazos. Con interfaces intuitivas y características como tableros visuales y listas de tareas, Asana y Trello ayudan a priorizar actividades y mantener la productividad del equipo. 

Además, permiten la colaboración en tiempo real y la integración con otras herramientas (Slack, Zoom, Google Drive o Hubspot), facilitando la coordinación y el seguimiento de proyectos para una gestión eficiente del tiempo.

4. RescueTime 

Es una herramienta que ofrece una visión detallada del uso del tiempo en ordenadores y dispositivos móviles. 

RescueTime permite identificar hábitos de productividad, analizar patrones de uso y establecer metas para mejorar la eficiencia. 

5. Evernote

Evernote es una plataforma de notas y organización que permite capturar, organizar y compartir ideas, documentos y proyectos, facilitando la colaboración y la gestión de información para los directivos ocupados.

Ahora que ya sabes más recursos, después de leer este artículo, es hora de ponerte manos a la obra y probar estas técnicas y herramientas para elegir las que mejor se adapten a tus necesidades. Si quieres más recursos como estos para mejorar la gestión del tiempo y productividad en el trabajo, puedes conocer en este artículo más herramientas de trabajo digitales para autónomos y empresas. ¡Síguenos en nuestro blog para no perderte otros artículos de interés!