La Ley Antifraude y la factura digital impulsarán a las Pymes a la nube

Diferentes regulaciones normativas han buscado en los últimos años impulsar la modernización de las pymes españolas a través de la implementación de soluciones de digitalización que sirvan de base para el fomento del emprendimiento, la creación ágil y fácil de empresas, la innovación o la internacionalización, entre otros muchos aspectos.

Un hecho fundamental para que las pymes, que constituyen junto a los autónomos el 99% del tejido bruto español se adapten a los retos presentes y futuros del mercado global.

Dos aspectos fundamentales constituyen el motor de digitalización en España para las pymes. Por un lado, la adopción obligatoria de la factura electrónica instaurada por la Ley Crea y Crece, y por otro lado, la necesidad de implantación del software certificado antifraude.

Estos dos hechos están impulsando la adecuación inequívoca de las pymes al nuevo marco digital de los procesos y operaciones cotidianas, y abriendo nuevas vías como por ejemplo la posibilidad de utilizar la nube no solo como elemento de almacenamiento externo, sino como

La facturación digital en la Ley Crea y Crece

La Ley Crea y Crece, que es como popularmente se denomina a la Ley 18/2022, instaura, como parte de su objetivo de lucha contra la morosidad, la facturación electrónica obligatoria para todas aquellas transacciones comerciales o servicios que realizan, entre sí, los autónomos y las empresas de todo tipo, sin importar su nivel de facturación, actividad concreta o número de trabajadores.

La instauración de la factura electrónica busca promover la modernización de la economía española a través de la implementación de la digitalización de todos los procesos y operaciones empresariales; así como un mayor control de los pagos, sus plazos y trazabilidad como método efectivo de desincentivar y acabar con la morosidad.

Beneficios de la facturación electrónica para las pymes

La implantación de la factura electrónica presenta evidentes beneficios para las pequeñas y medianas empresas:

• Facilitar el control de los procesos administrativos, fiscales y de contabilidad de la pyme. Sobre todo, a través del control de la información.
• Hacer menos plausibles los errores de tipo humano, incrementa la efectividad y consiguientemente aumenta la productividad de los diferentes departamentos y de los empleados.
• Supone un importante ahorro de costes directos al eliminar gastos como los de impresión, almacenamiento o mensajería.
• Agiliza los pagos a proveedores y ofrece una mayor seguridad por los protocolos específicos que se implementan para el uso de los softwares de facturación electrónica o de sistemas como la firma digital para autentificar y validar las facturas.
• Proyecta una imagen de responsabilidad corporativa, de empresa verde que reduce el impacto ambiental de sus operaciones y de empresa transparente que acrecienta la satisfacción de los clientes, también su alineamiento con los valores de la empresa, lo que redunda en una mayor confianza.

H3: Plazo de aplicación de la facturación electrónica

A pesar de que la Ley Crea y Crece entró en vigor el 19 de octubre del 2022, algunos aspectos como los de la implantación obligatoria de la facturación electrónica para las transacciones comerciales B2B requieren de un desarrollo reglamentario y aún no han entrado en vigor.

Se prevé que el reglamento se apruebe en el segundo semestre de este año 2024, y después se han establecido plazos paulatinos para su implantación de acuerdo al monto de facturación y al tipo de negocio.

–       Las empresas o profesionales cuya facturación anual exceda los 8 millones de euros tendrán 12 meses desde la aprobación del reglamento para implementar la factura electrónica.

–       Las empresas o profesionales que tengan una facturación anual inferior a la anterior dispondrán de 24 meses.

–       Los autónomos por su parte, cuentan con 36 meses para hacerlo desde que se apruebe el reglamento.

Los softwares de facturación electrónica en la Ley Antifraude.

La ley 11/2021, se conoce popularmente como Ley Antifraude y tiene como principal misión luchar contra la evasión fiscal

La ley, además de la prohibición de los programas de doble uso para evitar dobles contabilidades, va a definir las características técnicas de los softwares de facturación electrónica, lo que supone el paso decisivo para su implantación.

Estas características han sido desarrolladas por la vía reglamentaria. El RD 1007/2023, de 5 de diciembre, que aprueba el Reglamento, es el que establece los requisitos básicos de estos programas, así como estandariza los formatos de registros de facturación.

Características de los softwares de facturación electrónica.

La ley establece una serie de características que deben cumplir los softwares de facturación electrónica para ser legales entre las que están:

• La obligatoriedad de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en las transacciones comerciales entre empresas.
• La creación por cada factura de un registro de facturación de alta único que sean consecutivos y ofrezcan la posibilidad de rastrear los registros.
• La emisión obligatoria de un código QR con todas las facturas y la posibilidad de mandar, intencionalmente y de manera automática las facturas a la Agencia Tributaria.
• El mantenimiento de un registro de eventos en el que quede grabada cualquier actividad realizada sobre las facturas, que no pueden ser destruidas, ocultadas o alteradas.
• La posibilidad de acceder y leer las facturas, además de crear un procedimiento de volcado, descarga y exportación segura de los mismos. La ley obliga a mantener durante 4 años la disponibilidad de las facturas electrónicas para la Agencia Tributaria u otras instituciones, y para el destinatario de la factura, independientemente de que haya terminado su relación comercial o profesional. 

Plazo de entrada en vigor de la Ley Antifraude.

Las medidas relacionadas con los requisitos de los softwares de facturación entrarán en vigor el 1 de julio de 2025, tras la reciente aprobación por RD 1007/2023 del nuevo reglamento sobre los softwares de facturación.

Software de certificado antifraude

La Ley Antifraude incluye también la implementación de VeriFactu, un sistema de certificación que permite la transmisión de todos los registros de facturas electrónicas de manera verificable y segura a través de programas de facturación adaptados.

VeriFactu supone:

• Aumentar la confianza y la transparencia entre clientes y empresas.
• Impedir alteraciones o borrados de las facturas originales, también gracias a la medida coercitiva que supone el crear un registro de todos los eventos a las facturas, junto con el nombre de la persona que ha realizado algún cambio.
• Garantizar la autenticidad de las facturas, por medio de la trazabilidad exigida.

Pasos para implementar la facturación electrónica

La factura electrónica es el punto de inicio de un proceso más amplio de transformación digital. Planificar con antelación la implantación del proceso teniendo en cuenta los plazos y los requisitos legales a cumplir puede facilitar mucho todo el proceso y evitar las posibles deudas o sanciones por impago o retraso en el mismo.

Una vez planificado se requiere un profundo autodiagnosis de la situación real de la empresa y sus necesidades, así como de la capacidad técnica, humana y económica para adaptarse al nuevo software de facturación y con ello a los requisitos establecidos por la Ley Antifraude que se acaba de implementar.

También y por último es necesario encontrar un proveedor de facturación electrónica fiable que pueda implementar y desarrollar softwares como los de Flesip.

El software  de facturación electrónica de Flesip, está especialmente diseñado para adaptarse a los negocios de autónomos y posibilita no solo la agilidad de los procesos financieros y contables de diferentes departamento, sino que también controla los ingresos y gastos, gestiona clientes, automatiza la generación de informes y al mismo tiempo posibilita el envío automático de las facturas a la Agencia Tributaria.

Además, Flesip es además Agente Digitalizador autorizado y asociado al programa Kit Digital del gobierno de España para promover la digitalización de pymes y autónomos. Este programa de ayudas, subvenciona con cantidades que van de 2.000 euros a 12.000 euros dependiendo del tamaño de las empresas y su número de empleados. Permite instalar e implementar durante el primer año las tareas del software de facturación electrónica, para que se adapte a la perfección a las operaciones cotidianas de la empresa.

Flesip puede instalar las soluciones de digitalización o ayudar a solicitar las ayudas del Kit Digital, que pueden servir para pagar total o parcialmente esas soluciones digitalizadoras. El plazo para estas ayudas finaliza el 31 de enero de 2024 por lo que hay que darse prisa en presentar la solicitud e instalar el software de facturación electrónica como una puerta abierta a las posibilidades de futuro.