¿Tu Software de facturación electrónica cumple con los requisitos legales del nuevo reglamento?

¡Ya es oficial, autónomos!: este lunes 28 de octubre, el BOE publicó la Orden Ministerial HAC/1177/2024 sobre el Nuevo reglamento de facturación electrónica y, después de más de tres años de espera, ¡la cosa va en serio!

Con esta normativa, Hacienda impone nuevas reglas para que los programas y software de facturación que utilizamos en nuestros negocios sean legales. Por tanto, ¿qué debemos tener en cuenta a la hora de elegir un software o programa de facturación certificado y adaptado al nuevo reglamento? ¿Y con qué plazos contamos?

Aquí te dejamos todo lo que tienes que saber para no quedarte atrás y que no te pille desprevenido.

¿Qué cambia en el reglamento de facturación?

Esta nueva normativa busca digitalizar y asegurar los registros de nuestras facturas. ¿El objetivo? Que cada factura sea segura, inalterable y se pueda verificar fácilmente.

Resumiendo, la idea es evitar líos de manipulación y que tus facturas cumplan con los requisitos de integridad y trazabilidad que pide Hacienda.

5 puntos clave que debe cumplir tu software con el nuevo reglamento de facturación electrónica

Estos son los requisitos generales que los programas de facturación electrónica deben cumplir para ser considerados legales:

1. Inalterabilidad: una vez generada la factura, no se puede cambiar.

2. Trazabilidad: cada factura tiene que seguir el orden cronológico de las anteriores. De esta forma, Hacienda podrá rastrear cada transacción sin inconsistencias.

3. Registro de eventos: toda interacción con el programa (inicio, parada, creación de factura, etc.) queda automáticamente registrada, aportando más transparencia en el uso del sistema.

4. Datos esenciales: cada registro de facturación tiene que incluir datos esenciales, como el NIF del emisor, nombre del negocio, número de factura, fecha, y el régimen fiscal.

5. Elementos de seguridad extra: las facturas llevan un “hash encadenado” o una huella única, lo cual protege la autenticidad de los registros. Además, en algunos casos, la firma electrónica será obligatoria, aunque no para aquellos que envíen sus facturas automáticamente a Hacienda.

El sistema VERIFACTU en el nuevo reglamento de facturación electrónica: ¿qué es y cómo funciona?

El sistema VERIFACTU es una de las grandes novedades que trae la normativa. Este sistema permite a los autónomos enviar las facturas directamente a Hacienda, de forma opcional. Así funciona:

• VERIFACTU activado: si decides activar esta función, tu software de facturación enviará las facturas automáticamente a la Agencia Tributaria, asegurando que los datos quedan fijos y protegidos después del envío.
• NO VERIFACTU: si no te interesa el envío automático, puedes desactivar esta opción y gestionar las facturas internamente, sin perder el cumplimiento de la normativa.

Este sistema facilita el control fiscal sin duplicaciones de registros y ayuda a cumplir con las obligaciones de una forma más ágil y transparente.

¿Qué nuevo elemento de seguridad deberás incluir en cada factura?

Cada factura emitida bajo la nueva normativa debe incluir un código QR, con un tamaño entre 30×30 mm y 40×40 mm y con información clave como:

• El NIF del emisor.
• El número de serie de la factura.
• La fecha.
•  El importe total.

Además, este QR lleva una URL que permite verificar la validez de la factura en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

Esto añade un nivel extra de seguridad y simplifica el proceso de verificación. Esto es especialmente útil para aquellos autónomos que necesitan mantener un registro rápido y accesible de sus transacciones.

¿Qué plazo tienes para adaptarte a la normativa?

Aunque la normativa ya está en vigor, se han establecido plazos para que autónomos y empresas puedan adaptar sus sistemas de forma escalonada. Aquí tienes los detalles:

• 9 meses (julio de 2025): los fabricantes de software de facturación tienen hasta entonces para certificar sus programas y asegurarse de que cumplen con los requisitos.
• 1 año tras la publicación (octubre de 2025): los autónomos y empresas con facturación superior a 8 millones de euros deberán haber actualizado su software de facturación para cumplir con la normativa y evitar sanciones.
•  2 años tras la publicación (octubre de 2026): el resto de autónomos y empresas deberán adaptarse a la normativa. Si tu facturación es inferior a 8 millones de euros, tienes hasta esta fecha para actualizar tu software.

Sanciones y responsabilidades: lo que necesitas saber

¿Qué pasa si no cumples con la normativa? Si decides seguir usando un programa que no esté certificado o no cumple con los requisitos, Hacienda podría sancionarte con multas de hasta 50.000 euros.

Además, la Agencia Tributaria tiene la potestad de hacer inspecciones para verificar que todo esté en orden.

Por otro lado, la responsabilidad no es solo del usuario, sino también del fabricante del software, quien debe asegurarse de que el programa cumpla con la integridad, trazabilidad y accesibilidad de los datos.

Elige un software adaptado a la normativa

En Flesip nos hemos adelantado a la normativa para ofrecerte una solución completa de facturación electrónica que cumple con todos los requisitos establecidos en la Orden Ministerial.

Nuestro software de gestión y facturación electrónica te permite:

• Emitir facturas con total seguridad, conforme a la Ley Antifraude, asegurando la integridad y trazabilidad de cada registro.
• Activar el sistema VERI*FACTU si lo prefieres, para enviar tus facturas directamente a Hacienda.
• Añadir el código QR a cada factura, conforme a la normativa, facilitando la verificación.

¿Listo para adaptarte a la nueva normativa sin complicaciones? Descubre cómo Flesip puede ayudarte a gestionar tu facturación electrónica de forma segura y cumplir con todos los requisitos de la Agencia Tributaria. ¡Solicita una demo gratuita aquí!