Facturación electrónica: aspectos legales y regulatorios que debes conocer

El fin de la tradicional factura en papel está cerca y las pequeñas empresas tendrán que ajustarse rápidamente a la nueva Ley de Creación y Crecimiento de Empresas (también conocida como la Ley Crea y Crece). Pronto, será obligatoria la facturación electrónica y todas las transacciones entre empresas deberán realizarse mediante un software de facturación certificado y legal.

Esto quiere decir que todas las facturas electrónicas emitidas deberán cumplir con una serie de requisitos esenciales. ¿No estás seguro de qué condiciones deben cumplir tus facturas electrónicas para ser legales? Adelántate a esta obligación futura próxima y evita sanciones leyendo nuestro artículo. 

La Ley Crea y Crece y la facturación electrónica en España

El marco normativo de la facturación electrónica en España se ha visto significativamente reforzado con la Ley Crea y Crece. Esta legislación, implementada en 2023, establece la obligatoriedad de la emisión de facturas electrónicas para todas las empresas y autónomos, independientemente de su tamaño. El objetivo principal es mejorar la eficiencia y transparencia en las transacciones comerciales, así como reducir la morosidad.

La Ley Crea y Crece exige que todas las facturas electrónicas cumplan con una serie de requisitos técnicos y de seguridad, incluyendo la firma digital para garantizar la autenticidad y la integridad de los documentos. Además, las empresas deben utilizar un software de facturación certificado y plataformas de facturación electrónica que faciliten el almacenamiento y validación de las facturas.

La Ley Crea y Crece establece un marco robusto que impulsa la transformación digital y la eficiencia en la contabilidad y las finanzas de las empresas españolas.

¿Quién debe emitir facturas electrónicas y cuándo hay que hacerlo de forma obligatoria?

En España, la facturación electrónica es obligatoria para todas las empresas y autónomos según la Ley Crea y Crece, sin importar su tamaño. Las pymes y los autónomos deben cumplir con estos requisitos de facturación electrónica, que veremos en el siguiente punto, para garantizar la transparencia y eficiencia en sus operaciones.

La Ley 18/2022, destinada a la creación y crecimiento de empresas, fue aprobada el 28 de septiembre de 2022. Una vez publicada en el Boletín Oficial del Estado, esta ley entró en vigor 20 días después de su publicación. 

Por suerte, se ha otorgado un periodo de adaptación para que las empresas y autónomos implementen soluciones de firma y facturación electrónica, cumpliendo con los requisitos legales y evitando sanciones. Los plazos varían según el volumen de facturación:

• Para empresas y autónomos con ingresos superiores a 8 millones de euros anuales: 29 de marzo de 2024.
• Para empresas y profesionales con ingresos inferiores a 8 millones: 29 de marzo de 2025.

¿Qué requisitos deben cumplir las facturas electrónicas?

Con la entrada en vigor del nuevo reglamento, tanto los programas de facturación utilizados por autónomos y pymes como las facturas electrónicas deberán cumplir ciertos requisitos para ser consideradas legales.

Las facturas electrónicas deberán cumplir los siguientes elementos:

1. Software certificado

Las facturas deben ser emitidas mediante un programa de facturación aprobado por la AEAT o un software certificado que cumpla con los requisitos del reglamento. 

Para casos aislados con pocas facturas, se podrá utilizar la aplicación que proporcionará la Administración Tributaria.

2. Código identificativo y QR

Cada factura deberá incluir un código alfanumérico y un código QR, conformes a las especificaciones técnicas que dictará una Orden Ministerial de Hacienda.

Si quieres ampliar más información sobre el QR, lee este artículo sobre cómo incluir el QR en tus facturas con Flesip. 

3. Verificación electrónica

Las facturas deben llevar la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU”, garantizando así la transparencia y el cumplimiento de obligaciones tributarias mediante el intercambio instantáneo de registros de facturación con la Administración.

Amplía más información sobre el reglamento Verifactu en este artículo.

4. Integridad y autenticidad

Se debe garantizar la integridad, autenticidad y trazabilidad de los datos a través de elementos como huellas digitales, códigos QR, estandarización de formatos y firma digital.

5. Acceso digital

Las facturas deben ser accesibles para sus destinatarios, permitiendo leer, copiar, descargar e imprimir, y manteniéndose disponibles durante al menos cuatro años.

6. Elementos obligatorios

Las facturas electrónicas deben incluir los elementos obligatorios ya exigidos por el reglamento de facturación, como:

• Número de factura
• Fecha de emisión
• Datos fiscales del emisor y receptor
• Concepto
• Base imponible
• Tipo impositivo
• Importe total  
• Información del registro mercantil si aplica

¿Qué requisitos deben cumplir los programas legales de facturación?

Los softwares de facturación deberán cumplir las siguientes condiciones:

• Registro de facturación: por cada venta de bienes o prestación de servicios, el software debe generar un registro de facturación simultáneamente o justo antes de emitir la factura.
• Protección de datos: el software debe asegurar que los registros de facturación sean íntegros e inalterables, protegiendo los datos contra cualquier acción que comprometa su exactitud, autenticidad y completitud. Una vez registrados, los datos no pueden ser modificados ni por el sistema ni por el usuario, ni por dispositivos externos. Amplía información en nuestro artículo sobre cómo afecta la nueva Ley de Protección de Datos a las empresas.
• Trazabilidad: debe garantizarse la trazabilidad de los registros, encadenando cada uno de manera que se pueda verificar su secuencia desde el primero hasta el último. El sistema debe permitir un seguimiento claro y fiable de los datos registrados.
• Registro completo: el software debe incluir todos los registros de facturación generados por el propio sistema.
• Registro de eventos: el sistema debe tener un registro automático de todos los eventos e interacciones, incluyendo operaciones realizadas y sucesos durante su uso, como el encendido y apagado del sistema.
• Separación de datos: los sistemas de facturación deben separar adecuadamente la información tributaria de la información confidencial no patrimonial, permitiendo a la Administración Tributaria acceder directamente a la información relevante para efectos fiscales.
• Interconexión e interoperabilidad: los proveedores de servicios de facturación electrónica deben garantizar una interconexión fluida y la interoperabilidad entre diferentes soluciones tecnológicas y plataformas. Esto facilita la comunicación eficiente entre usuarios de distintos sistemas, asegurando que todos los participantes puedan interactuar sin problemas, independientemente del software que utilicen.

Por su parte, el receptor de una factura electrónica también tiene diversas responsabilidades en el proceso de facturación. Primero, debe confirmar la recepción de la factura y asegurarse de que cumple con los requisitos mínimos establecidos, además de verificar la autenticidad de la firma electrónica.

Asimismo, está obligado a conservar la factura en su formato original, o delegar esta tarea a un tercero. Adicionalmente, debe proporcionar acceso a la factura, permitiendo su visualización, búsqueda específica, copia, descarga e impresión.

Sanciones por incumplimiento de la facturación electrónica

La Ley Crea y Crece introduce la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas en las transacciones entre empresas en los próximos años, y estipula sanciones para aquellos que no cumplan con esta normativa:

• 3.000 euros de multa por cada factura que no sea generada y enviada en formato electrónico.
• Hasta 6.000 euros de sanción si no se registran y almacenan las facturas electrónicas durante el periodo de custodia mínimo de 4 años, que puede ser gestionado por un proveedor de servicios de confianza.
• 10.000 euros de multa para cada empresa que no ofrezca a sus clientes, socios o proveedores la opción de recibir facturas electrónicas.
• 24.000 euros por incumplir los requisitos fiscales y contables establecidos por la ley en relación con las facturas.
• Hasta 60.000 euros por no cumplir con las normas de seguridad y privacidad en la facturación, de acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Ayudas para adquirir un programa para emitir facturas electrónicas de forma gratuita

Las pequeñas empresas que deseen evitar sanciones y adaptarse fácilmente a la Ley Crea y Crece tienen la oportunidad de adquirir un programa de facturación como Flesip, que cumple con todos los requisitos legales.

El Gobierno ha lanzado una línea de ayudas diseñada para apoyar a autónomos y pymes en su digitalización, llamada Kit Digital. Este programa subvenciona, entre otros aspectos, la adquisición e instalación de un software de facturación, facilitando la transición hacia la obligación de emitir facturas electrónicas.

Los autónomos pueden solicitar estas ayudas para obtener un bono de hasta 12.000 euros, dependiendo del tamaño de su empresa. Este bono puede utilizarse para contratar a un agente digitalizador para cualquiera de los doce servicios subvencionables.

Al optar por un agente digitalizador como Flesip, el autónomo sólo necesita solicitar el bono. La empresa digitalizadora se encargará de gestionar todo el proceso, asegurando el cumplimiento de todos los requisitos legales establecidos.Si quieres conocer más ayudas, descubre más en nuestro post sobre Kit Consulting y cómo solicitar esta ayuda, dirigida a pymes que tienen entre 10 y 250 empleados.