Registro de jornada laboral: obligación, sanciones y cómo cumplirla en 2026 (Incluye plantilla)

Si tienes empleados a tu cargo, hay una obligación que lleva en vigor desde mayo de 2019 y que la Inspección de Trabajo sanciona cada vez con más frecuencia: el registro diario de jornada. No importa si tu empresa tiene 2 trabajadores o 200. No importa el sector. Aplica a todos.

Y sin embargo, según los datos de la Inspección de Trabajo, el número de actas levantadas por incumplimiento de esta norma se multiplicó por más del doble entre 2019 y 2024. Muchas empresas siguen sin cumplirla, o la cumplen mal.

En este artículo te explicamos exactamente qué exige la ley, qué sanciones te arriesgas si no lo haces, qué cambios están por llegar —el fichaje digital obligatorio está en tramitación— y cómo puedes cumplir hoy mismo con una plantilla gratuita que hemos preparado para ti.

¿Qué es el registro de jornada y por qué es obligatorio?

El registro de jornada es el documento en el que consta la hora de entrada y salida de cada trabajador cada día. Su objetivo es dejar constancia de cuántas horas se trabajan realmente y poder verificar que se respetan los límites legales: jornada máxima, descansos y horas extraordinarias.

La obligación está recogida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo. Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas deben garantizar este registro sin excepción.

¿A quién afecta?

A prácticamente todas las empresas y todos los trabajadores. La norma no distingue por tamaño de empresa, sector o tipo de contrato. Afecta a:

•     Trabajadores a jornada completa y a tiempo parcial

•     Trabajadores presenciales, en teletrabajo o mixtos

•     Trabajadores temporales, fijos o en período de prueba

•     Trabajadores móviles, comerciales o que no tienen un centro fijo de trabajo

¿Quién queda fuera? Los trabajadores autónomos no tienen esta obligación para sí mismos, ya que la norma regula la relación laboral por cuenta ajena. Tampoco aplica a los socios de cooperativas cuya relación con la cooperativa sea societaria y no laboral.

¿Qué debe incluir el registro de jornada?

La ley no exige un formato concreto —puede ser papel, Excel o sistema digital— pero sí fija el contenido mínimo. Para que sea válido, el registro debe recoger:

•     Hora exacta de inicio de la jornada: no vale anotar solo las horas totales del día.

•     Hora exacta de finalización: el mismo criterio.

•     Identificación del trabajador: queda claro a quién corresponde cada registro.

•     Fecha: registro diario, no semanal ni mensual.

Algunos convenios colectivos o acuerdos de empresa pueden añadir más datos, como pausas, modalidad de trabajo o tipo de horas. Consulta el convenio de tu sector para ver si hay especificaciones adicionales.

¿Qué pasa si no lo hago? Las sanciones

El incumplimiento del registro de jornada está tipificado como infracción grave en el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las consecuencias son:

•     Multa de 751 € a 7.500 € por empresa (rango actual de infracción grave), con agravantes según el número de trabajadores afectados.

•     Presunción de horas extras no pagadas: si no hay registro, la Inspección puede presuponer que los trabajadores han realizado horas extraordinarias y exigir su abono retroactivo.

•     Riesgo de reclamaciones laborales: sin registro, el trabajador puede reclamar horas impagadas y la carga de la prueba recae sobre la empresa.

La Inspección de Trabajo levantó más de 9.000 actuaciones por control horario en 2024, frente a las 4.800 de 2019. La tendencia es clara: la fiscalización va en aumento.

Lo que está por llegar: el fichaje digital obligatorio

Aquí es importante ser precisos, porque hay mucha confusión al respecto.

La obligación de registrar la jornada existe desde 2019 y es plenamente vigente. Lo que está en tramitación es un nuevo Real Decreto que impondrá que ese registro se haga obligatoriamente por medios digitales, con requisitos técnicos más estrictos. 

¿Qué cambiará cuando se apruebe? Entre los requisitos que contempla el borrador:

•     Registro exclusivamente por medios digitales (prohibición expresa del papel y el Excel)

•     Trazabilidad e inalterabilidad: los datos no podrán modificarse sin dejar rastro

•     Acceso remoto de la Inspección de Trabajo a los registros sin necesidad de visita

•     Protocolo interno obligatorio en cada empresa, consensuado con los representantes de los trabajadores

•     Sanciones individualizadas por trabajador afectado, lo que incrementa el impacto económico del incumplimiento

Lo prudente, en palabras de los expertos: no esperar a que el decreto esté en vigor para digitalizar el registro. Las empresas que migren ahora evitarán improvisaciones de último momento.

Cómo cumplir hoy: la plantilla de registro de jornada

Si todavía gestionas el registro en papel o buscas una solución ordenada en Excel mientras das el salto a un sistema digital, hemos preparado una plantilla gratuita lista para usar.

Qué incluye la plantilla

•     Hoja de registro mensual: 31 filas para cada día del mes, con campos de entrada, pausas, salida y observaciones. Las horas ordinarias se calculan automáticamente.

•     Resumen anual: una hoja donde anotar los totales mes a mes y tener el año completo de un vistazo.

•     Hoja de instrucciones: con el resumen legal y los pasos para rellenarla correctamente.

•     Diseño con tu referencia: cada hoja incluye el recordatorio del plazo de conservación (4 años) y la base legal.

Consejos para usarla correctamente

•     Rellena el registro el mismo día, nunca a posteriori. Un registro rellenado con fecha atrasada no es fiable ante una inspección.

•     Guarda una copia firmada por el trabajador al final de cada mes. Así tienes respaldo de ambas partes.

•     Conserva todos los registros durante 4 años, incluso si el trabajador ya no está en la empresa.

•     Si el trabajador teletrabaja, el registro es igualmente obligatorio. Puedes usar la misma plantilla indicándolo en observaciones.

¿Buscas una solución más automatizada?

La plantilla en Excel es una solución válida y sencilla para empezar. Pero si tu equipo ha crecido o quieres dejar de gestionar archivos sueltos y evitar cualquier riesgo ante una inspección, hay una forma más eficiente de hacerlo

Conclusión: no es opcional, pero tampoco es complicado

El registro de jornada es una obligación real, vigente y con consecuencias. Ignorarla sale caro: multas, reclamaciones laborales y requerimientos de la Inspección.

La buena noticia es que cumplirla tampoco requiere grandes recursos. Una plantilla bien llevada puede ser suficiente hoy. Eso sí, con los cambios normativos que se avecinan, merece la pena plantearse ya la migración a un sistema digital.

Lo importante es empezar: registrar, conservar y tener todo disponible cuando lo pidan.