El reglamento VeriFactu y la necesidad de incluir código QR en las facturas

El Real Decreto 1007/2023, conocido como el Reglamento VeriFactu, marca un hito en la digitalización de la facturación para empresas y autónomos. 

Su objetivo es modernizar la dotación digital de pymes, microempresas y autónomos, mejorar el cumplimiento tributario y combatir el fraude fiscal.

A continuación, ahondaremos más sobre este tema para que despejes todas tus dudas al respecto. 

Requisitos y especificaciones técnicas de los programas de facturación

El reglamento Verifactu establece los requisitos que deben cumplir los programas informáticos de facturación utilizados por empresarios y profesionales para garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. 

Además, busca alinear estos programas con la normativa tributaria para prevenir la alteración posterior de las transacciones comerciales y facilitar la remisión de información a la Administración Tributaria.

Inclusión del Código QR en las facturas

Una de las novedades más destacadas es la inclusión del código QR en las facturas, tanto electrónicas como en papel. Este código permite una representación gráfica del contenido parcial de la factura, lo que facilita su verificación y consulta. 

Además, cuando el sistema informático remite automáticamente todos los registros de facturación a la AEAT, se añadirá la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU” en las facturas correspondientes.

¿Hasta qué fecha hay para adaptarse a la nueva normativa?

Los obligados tributarios que utilicen programas informáticos de facturación deben tener sus sistemas adaptados antes del 1 de julio de 2025. 

Asimismo, los productores y comercializadores de estos sistemas deben ofrecer productos adaptados en un plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo correspondiente.

Requisitos de los programas informáticos de facturación electrónica

El objetivo principal del nuevo reglamento es establecer los requisitos técnicos que deben cumplir los programas informáticos utilizados por aquellos que realizan actividades económicas para procesar las facturas. 

Esto se hace para asegurar que los registros de facturación garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación sin que puedan ser modificados.

Además, estos sistemas deben contener información detallada sobre todas las transacciones de bienes y servicios, como se establece en la legislación tributaria.

El Reglamento VeriFactu se aplica en todo el territorio español, con algunas consideraciones especiales para los regímenes tributarios específicos en el País Vasco, Navarra, Canarias, Ceuta y Melilla. Sin embargo, en los territorios del País Vasco y Navarra, solo se aplica a los contribuyentes con domicilio fiscal en territorio común.

Sistemas de emisión de facturas verificables

El Reglamento VeriFactu se aplica a los siguientes contribuyentes que utilizan sistemas informáticos para la facturación, incluso si solo los emplean para una parte de su actividad:

• Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (IS), con algunas excepciones para entidades exentas y parcialmente exentas, que solo están sujetas a estas obligaciones por las operaciones que generan rentas sujetas y no exentas del impuesto.
• Contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) que desarrollan actividades económicas, así como los del Impuesto sobre la Renta No Residentes (IRNR) que obtienen rentas a través de establecimientos permanentes.
• Entidades en régimen de atribución de rentas que llevan a cabo actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos a sus miembros.

Es importante tener en cuenta que estas obligaciones pueden ser cumplidas por el destinatario de la operación o por un tercero, siempre que tengan la misma condición de destinatario o tercero en términos de facturación, según lo establecido en el artículo 5 del Reglamento sobre las obligaciones de facturación.

Además, el reglamento también se aplica a los productores y comercializadores de programas informáticos en relación con sus actividades de producción y comercialización de estos sistemas para los contribuyentes mencionados anteriormente.

Sin embargo, hay una excepción para los contribuyentes que llevan los libros registros de acuerdo con los términos del artículo 62.6 del RIVA (Suministro Inmediato de Información o SII).

Posibilidad de remisión de información por parte del receptor

El nuevo reglamento establece que se aplicará a los sistemas de facturación utilizados por ciertos contribuyentes, como empresas y profesionales, pero excluye algunas operaciones específicas. Estas son las relacionadas con la agricultura y las transacciones realizadas a través de establecimientos permanentes en el extranjero.

Además, se puede solicitar la no aplicación del reglamento para ciertos sectores comerciales o contribuyentes si se justifica por prácticas comerciales o técnicas excepcionales que dificulten su cumplimiento. 

Esto ofrece flexibilidad en la aplicación del reglamento para adaptarse a situaciones particulares de diferentes sectores o contribuyentes.

Características y requisitos de los programas informáticos

Los contribuyentes que utilicen sistemas informáticos para la facturación tienen dos opciones:

• Utilizar un programa de facturación electrónica como Flesip que cumpla con los requisitos establecidos por la ley y el Reglamento Veri*Factu. 
• Usar una aplicación informática desarrollada por la Administración tributaria para este propósito.

Estos programas informáticos deben cumplir con unos requisitos:

• Asegurar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, según lo establecido en el Reglamento VeriFactu (artículo 8.2).
• Ser capaces de enviar electrónicamente a la Administración Tributaria, de manera continua, segura, correcta, completa, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente, todos los registros de facturación generados.
• Contar con un registro de eventos que registre automáticamente ciertas interacciones, operaciones y sucesos ocurridos durante su uso, y que estos datos puedan consultarse desde el propio sistema.
• Separar el acceso a la información tributaria del acceso a información confidencial no relacionada con aspectos financieros, para que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la información requerida sin comprometer la confidencialidad de otros datos.

Características de los registros de facturación

Los programas informáticos utilizados para la facturación deben generar automáticamente un registro de facturación de alta al mismo tiempo o justo antes de emitir cada factura, siguiendo las pautas del artículo 10 del Reglamento Veri*Factu. Este registro debe contener, entre otros datos:

• Identificación del emisor y, si es necesario, del receptor de la factura (NIF, nombre y apellidos, razón o denominación).
• Número y serie de la factura, fecha de emisión y de la operación o pago anticipado, si corresponde.
• Tipo de factura (completa o simplificada) y detalles adicionales para su correcta identificación.
• Descripción general de las operaciones y el importe total de la factura.
• Régimen tributario aplicable para las operaciones sujetas a IVA u otros impuestos.
• Si el receptor de la factura es sujeto pasivo de IVA según la normativa vigente.
• Detalles sobre la base imponible, impuesto sobre el valor añadido (IVA), recargos y cuotas correspondientes.
• En caso de operaciones exentas de IVA, la cantidad y la razón de la exención.
• Fecha y hora exacta de generación del registro de facturación.

Cuando se necesite anular una factura errónea, se debe generar un registro de anulación siguiendo las directrices del artículo 11.2 del Reglamento Veri*Factu.

Además, la normativa incluye medidas de seguridad, como el “hash” o la huella y la firma electrónica, para prevenir alteraciones en los registros de facturación una vez creados.

Certificación y verificación de los sistemas informáticos 

Los programas informáticos como Flesip cuentan con una declaración responsable, emitida por el fabricante o la entidad correspondiente, que certifica su cumplimiento con los requisitos establecidos en la LGT, el Reglamento Veri*Factu y las especificaciones pertinentes. 

Esta declaración debe estar claramente visible en el sistema y también debe ser proporcionada al cliente al adquirir el producto, según lo establecido en el artículo 13 del Reglamento Veri*Factu.

Es importante destacar que esta declaración puede ser solicitada tanto por el cliente como por la Administración Tributaria al fabricante o comercializador, quien debe conservar todas las declaraciones responsables de todas las versiones de los programas informáticos producidos o vendidos.

Por otro lado, para verificar el cumplimiento de esta obligación, la Administración Tributaria tiene derecho a inspeccionar los lugares donde se encuentran o se utilizan los sistemas informáticos. 

Puede exigir acceso completo e inmediato a los registros de facturación y eventos, así como obtener copias seguras de los mismos. Además, puede solicitar información a los fabricantes o comercializadores de programas informáticos para verificar el cumplimiento de los requisitos necesarios. 

Sistemas de emisión de facturas verificables: envío automático de registros a la Administración 

Los contribuyentes tienen la opción de usar programas informáticos que les permiten enviar automáticamente sus registros de facturación a la AEAT de manera segura. 

Estos sistemas, conocidos como “Sistemas de emisión de facturas verificables” o “Sistemas VERIFACTU”, deben cumplir ciertos estándares técnicos que hemos mencionado más arriba. 

Asimismo, se considerará que un contribuyente opta por un “Sistema de emisión de facturas verificables” si comienza a enviar sistemáticamente registros de facturación a la AEAT electrónicamente. Esta opción se prolongará al menos hasta el final del año natural en que se realice el primer envío efectivo de registros de facturación.

Posibilidad de envío de datos por el receptor de la factura a la AEAT

Según lo establecido en el artículo 17 del Reglamento VeriFactu, el receptor de una factura, ya sea un empresario o un consumidor final, tiene la opción de proporcionar información específica de la factura a la AEAT de manera voluntaria. 

Esto se puede hacer utilizando un dispositivo capaz de leer el código QR de la factura y transmitir los datos. 

La AEAT ofrecerá un canal específico en su plataforma electrónica o a través de una aplicación dedicada para recibir esta información. Al acceder a esta plataforma o aplicación, se mostrarán los datos del código QR de la factura de forma legible.Si la factura contiene la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”, el receptor puede utilizar este servicio para verificar que la factura ha sido enviada a la AEAT por el emisor. Es importante destacar que esta acción no se considerará una denuncia pública.