OSS o Ventanilla Única: qué es, cuándo debes usarlo y en qué se diferencia del ROI

Si tienes una tienda online y acabas de recibir tu primer pedido de un cliente particular en Francia o Italia, es probable que te hayas hecho la misma pregunta que muchos negocios con ecommerce: ¿qué IVA le pongo a esa venta, el español o el del país del cliente?

Es una duda distinta a la que resolvimos en nuestro artículo sobre el ROI, y es importante no confundirlas: mientras el ROI aplica cuando vendes o compras a empresas o profesionales de la UE (operaciones B2B), aquí hablamos de ventas a particulares (consumidores finales) en otros países europeos. Para este segundo caso, el trámite que te corresponde es el sistema de Ventanilla Única (OSS).

En este artículo te explicamos qué es el OSS, cuándo estás obligado a usarlo, cómo darte de alta y en qué se diferencia exactamente del ROI, para que sepas identificar rápido cuál te aplica en cada caso.

Qué es el OSS y para qué sirve

El OSS (One Stop Shop, o Ventanilla Única) es un régimen especial de IVA que te permite declarar y pagar el IVA de tus ventas a particulares de otros países de la UE en un único lugar: la Sede Electrónica de la AEAT, sin necesidad de darte de alta del IVA en cada país donde tengas clientes.

Sin este sistema, si superas cierto volumen de ventas a particulares en, por ejemplo, Portugal, tendrías que registrarte en la Hacienda portuguesa y presentar declaraciones allí. Con el OSS, presentas todo desde España y es la AEAT quien se encarga de repartir el IVA correspondiente a cada país.

Es importante tener claro que el OSS se aplica exclusivamente a operaciones B2C (a consumidores finales). Si tus clientes son empresas o profesionales, ese caso lo cubre el ROI, no el OSS.

Cuándo es obligatorio usar el OSS (el umbral de 10.000 €)

Aquí está el dato que más confusión genera, así que vamos paso a paso.

Existe un umbral común de 10.000 € anuales (sin IVA) que aplica de forma conjunta a:

• Ventas a distancia de bienes a particulares de otros países de la UE (por ejemplo, tu tienda online enviando productos a clientes europeos).
• Servicios de telecomunicaciones, radiodifusión y servicios electrónicos prestados a particulares de otros países de la UE.

Punto clave: este umbral es conjunto, no por país. Si vendes 4.000 € a clientes en Francia y 7.000 € a clientes en Alemania, sumas ambas cifras (11.000 €) y ya superaste el umbral, aunque en cada país individualmente no llegues a esa cantidad.

Si estás por debajo de los 10.000 €: puedes seguir aplicando el IVA español en tus facturas a esos clientes. Usar el OSS es opcional.

Si superas los 10.000 €: a partir de ese momento, tus ventas tributan con el IVA del país del cliente, no con el español. Aquí es donde el OSS te resuelve la vida: en lugar de darte de alta en cada país europeo donde tengas clientes, declaras todo desde España a través de este régimen.

También puedes optar voluntariamente por el OSS desde el primer euro, aunque no superes el umbral, si prefieres simplificar tu gestión desde el principio. Ten en cuenta que, una vez que optas por este régimen, la decisión te vincula durante el año en curso y los dos años naturales siguientes.

¿Y si vendo presencialmente a turistas de la UE en mi tienda física?

Si la venta ocurre en tu establecimiento en España y el cliente se lleva el producto consigo, se trata de una venta nacional con IVA español normal, independientemente de su nacionalidad o país de residencia. El OSS y el umbral de 10.000 € solo aplican a ventas a distancia, es decir, cuando eres tú quien transporta o envía el producto a otro país de la UE. Un turista que compra en tu local y se lleva el producto en su maleta no genera ese transporte, así que la operación no cuenta para el umbral ni entra en el régimen OSS.

OSS vs. ROI: en qué se diferencian

Como estos dos trámites suelen mezclarse, aquí tienes las diferencias de un vistazo:

Tipo de cliente

• ROI: empresas y profesionales de la UE (B2B)
• OSS: particulares y consumidores finales de la UE (B2C)

Qué IVA aplicas

• ROI: la operación queda exenta de IVA
• OSS: el IVA del país del cliente

Modelo de alta

• ROI: modelo 036
• OSS: formulario 035

Declaración periódica

• ROI: modelo 349 (informativo)
• OSS: modelo 369 (con ingreso del IVA correspondiente)

Umbral para ser obligatorio

• ROI: no existe, aplica desde la primera operación
• OSS: 10.000 € anuales conjuntos

Si tu negocio vende tanto a empresas o profesionales como a particulares dentro de la UE —algo muy común en ecommerce con clientes mixtos—, es posible que necesites gestionar ambos regímenes a la vez, cada uno para su tipo de operación correspondiente.

Cómo darte de alta en el OSS paso a paso

1. Accede a la Sede Electrónica de la AEAT con certificado digital o Cl@ve PIN y localiza el formulario 035, que es la declaración de inicio, modificación o cese en los regímenes de ventanilla única.

2. Indica el régimen que te corresponde. Para la gran mayoría de autónomos y pymes españolas que venden desde España a particulares de la UE, el régimen aplicable es el régimen de la Unión. (Existen otros dos: el régimen exterior a la Unión, pensado para empresas no establecidas en la UE, y el IOSS, para importación de bienes de bajo valor desde fuera de la UE — es poco probable que te apliquen si vendes desde España dentro del mercado europeo).

3. Presenta el formulario. A diferencia del ROI, aquí no hay un plazo de resolución de tres meses: el alta en el régimen de la Unión surte efecto, con carácter general, desde el primer día del trimestre natural siguiente a la presentación.

4. A partir de ahí, tu obligación pasa a ser trimestral con el modelo 369.

Qué implica después: el modelo 369

Una vez dado de alta, tendrás que presentar el modelo 369 cada trimestre, de forma electrónica, aunque no hayas tenido ventas en ese periodo. En esa declaración detallas, por cada país de consumo, el IVA devengado y el valor de las operaciones realizadas.

Un matiz importante: el modelo 369 no sustituye a tu declaración de IVA nacional (el modelo 303). Son declaraciones distintas: una recoge tu actividad en España, la otra tus ventas OSS al resto de la UE.

Errores comunes con el OSS

• Tratar el umbral de 10.000 € como si fuera por país. Es un límite conjunto para todas tus ventas a distancia UE, no un límite independiente por cada mercado.
• Confundir el OSS con el ROI. Si tu cliente es una empresa o profesional, no es un caso de OSS, sino de ROI.
• Pensar que cualquier cliente extranjero activa el OSS. Una venta presencial en tu tienda en España a un turista de la UE es una venta nacional normal, no una venta a distancia.
• No presentar el modelo 369 en un trimestre sin ventas. La obligación de declarar se mantiene aunque no haya actividad ese periodo.
• No tener en cuenta que la opción por el OSS es vinculante. Una vez dentro, debes declarar ahí todas tus operaciones cubiertas por el régimen, sin poder elegir caso por caso.

En resumen

El OSS es el régimen que te permite declarar y pagar en España el IVA de tus ventas a particulares de otros países de la UE, evitando darte de alta en cada país. Es obligatorio a partir de los 10.000 € anuales conjuntos en ventas a distancia y servicios electrónicos a la UE, se solicita con el formulario 035 y se declara trimestralmente con el modelo 369. Aplica solo a ventas a distancia: si vendes presencialmente en tu local a un cliente de la UE, es una venta nacional normal. Y si vendes a empresas o profesionales europeos, ese caso lo cubre el ROI, no el OSS.

Dado que la casuística puede complicarse si vendes en varios países o combinas clientes B2B y B2C, conviene confirmar tu situación concreta con un asesor fiscal antes de decidir si te conviene optar por el OSS de forma voluntaria o esperar a superar el umbral.