¿Qué retos tienen las empresas con la implantación de la factura electrónica?

La facturación electrónica es una de las medidas clave impulsadas por la Ley 18/2022, del 28 de septiembre de creación y crecimiento de empresas, más conocida como ley Crea y Crece. Una ley enmarcada en el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia y que pretende promover la recuperación y adaptación de la economía española a los retos actuales, con especial atención al desarrollo de las pymes y autónomos y a la lucha contra la morosidad.

La ley Crea y Crece establece precisamente la obligatoriedad de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en toda transacción comercial que se haya producido entre empresas, y profesionales autónomos como una forma de promover la digitalización de los procesos empresariales, y hacer frente a la morosidad con un mayor control sobre los pagos, sus plazos y la trazabilidad de estos. 

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es un documento digital de índole fiscal que se expide y se recibe en formato electrónico. 

Se trata de un documento que será obligatorio para las transacciones comerciales B2B (negocio a negocio) entre empresas y profesionales autónomos. La ley incluye también entre aquellas obligadas a utilizarla a las empresas prestadoras de servicios de especial trascendencia al público general recogidas en el art. 2.2. de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información. Entre estas empresas están, por ejemplo, los servicios bancarios o las operaciones de seguros privados. Exentos de la obligatoriedad están otras empresas, como las agencias de viaje, los servicios de transporte o los pequeños comercios.

Beneficios de la factura electrónica para empresas

Entre los beneficios que la factura electrónica aportará a las empresas están:

• La posibilidad de reducir costes y agilizar los pagos a los distintos proveedores.
• Mejorar la contabilidad, favorecer la internacionalización y aumentar la productividad por el mayor control sobre los ingresos y salidas.
• Una mayor efectividad que redunda en un aumento de la satisfacción de los clientes.

¿Cuándo será obligatoria la facturación electrónica?

La factura electrónica se está implantando ya en España, pero será obligatoria desde el momento en el que se apruebe el desarrollo reglamentario de la facturación electrónica. Está previsto que este quede aprobado en el segundo semestre del 2024, seguramente en septiembre, aunque no hay aún una fecha concreta.

A partir de ese momento la obligatoriedad de implantar la factura electrónica será progresiva y dependerá de la facturación de cada empresa.

• Las empresas y profesionales con más de 8 millones anuales de facturación estarán obligados a usar plenamente la factura electrónica 12 meses después de aprobarse el reglamento.
• Las empresas y profesionales que no lleguen a los 8 millones de facturación anual tendrán que estar usándola en un máximo de 24 meses desde la aprobación del reglamento.
• Finalmente, los autónomos tendrán 36 meses para adaptarse a los requisitos marcados por la ley.

¿Cómo funciona la factura electrónica?

La factura electrónica tendrá que expedirse por cada transacción o prestación de servicios y cada una tendrá un registro de facturación diferenciado que debe ser preservado y no alterado.

La ley General Tributaria (art. 29.2) obliga a tener instalado un software certificado que hará posible rectificar facturas, pero en ningún caso borrarlas o alterarlas. Se deberá contar, además, con un registro de eventos que certifique todas las interacciones con el programa para poder comprobar esa inalterabilidad.

El software podrá, también, de manera voluntaria y automática remitir esas facturas directamente a la Agencia Tributaria. Y tendrá que ser posible seguir la trazabilidad de los registros de facturación y otros aspectos como separar la información de relevancia fiscal de la confidencial.

Retos de la factura electrónica para las empresas

La necesidad de adaptación a los cambios económicos y transformación digital que supondrá para todos los negocios la aplicación de la facturación electrónica implica la implantación de un software específico, así como la adaptación de los procesos de trabajo y las operaciones diarias a las exigencias de la nueva facturación electrónica.

Su implementación en todo tipo de negocios plantea una serie de retos a las empresas españolas, entre las cuales hay que destacar:

Privacidad y seguridad de la factura electrónica

Garantizar la seguridad de las transacciones y la privacidad de los datos para proteger los intereses de los clientes y de la empresa, así como para fortalecer la confianza en ella, son dos de los retos prioritarios de la transición a la facturación electrónica.

Además, la ley obliga a mantener durante 4 años la disponibilidad de todas las facturas electrónicas emitidas lo que implica desarrollar políticas efectivas de protección de datos a largo plazo. Y esto incluye la posibilidad de acceso y rectificación de los datos, dado que los destinatarios de la factura electrónica podrían seguir accediendo y consultándolas durante ese plazo. Y ello, con independencia de que durante ese periodo hayan acabado la relación contractual o de servicio con el emisor de la factura. 

Garantizar la interoperabilidad e interconexión

Otro de los grandes retos de la factura electrónica es que su implantación no debe alterar el normal funcionamiento de las operaciones empresariales. Es prioritario que para que su imposición resulte lo menos disruptiva posible se ajuste a los sistemas de gestión previos de la empresa. 

También, se debe abordar cómo integrar la gestión de las facturas en las diferentes plataformas internas y externas. La ley obliga a garantizar la interoperabilidad e interconexión gratuita de las plataformas que toda empresa implante para posibilitar la gestión de la facturación electrónica. Además, también regula la imposibilidad de exigir el uso de un proveedor o software específico por lo que la necesidad antes aludida supone un reto añadido.

Inversión económica importante

La obligatoriedad de la norma implica la necesidad de implantar antes de un plazo determinado la facturación electrónica para evitar posibles sanciones derivadas del incumplimiento normativo. Esto supone una inversión económica importante en términos de software, pero también en lo referente a la adecuación de los flujos de trabajo internos de la empresa.

Para las pequeñas y medianas empresas, pero también para los autónomos el incurrir en este tipo de gastos puede descuadrar las cuentas anuales de manera decisiva. Una solución es recurrir a algún tipo de ayuda o subvención como las que ofrece el Kit Digital para promover la digitalización de pymes y autónomos.

Resistencia de los clientes

Otro reto en este tipo de procesos suele ser la resistencia de muchos clientes, sobre todo de aquellos que han tenido una relación continuada con la pyme o el autónomo, por aceptar la introducción de novedades en términos de facturación. Establecer como objetivo una campaña de información en la que se muestren los beneficios de la facturación electrónica tanto para la empresa como para los clientes puede ser una manera de superar esto.

Otros retos logísticos

Entre los retos logísticos que implican cambios en los procesos internos de las empresas están también la necesidad de que los sistemas de facturación electrónica puedan sincronizarse con los sistemas tributarios españoles, la definición de protocolos de aceptación de facturas o el archivo de estas durante un período prolongado, y que al mismo tiempo permita un acceso rápido, fácil y efectivo. Retos todos ellos que tendrán un impacto mucho mayor en la actividad de pymes y autónomos, por lo que es necesario afrontarlos con antelación.

¿Cómo abordar la implantación de la facturación electrónica?

Abordar con antelación la implantación de la facturación electrónica que instaura la Ley Crea y crece, requiere el llevar a cabo una serie de pasos:

• Planificar con antelación el proceso teniendo bien presentes los tiempos de implantación e implementación del sistema de acuerdo con los plazos legales establecidos por la normativa.
• Efectuar un análisis profundo de la situación de la empresa en términos de digitalización y de su capacidad de adaptación a la facturación electrónica desde diferentes puntos de vista: técnico, humano, económico. Este autodiagnóstico va a hacer posible tomar las medidas oportunas minimizando los costes.
• Encontrar socios o proveedores tecnológicos fiables que puedan desarrollar e implementar el programa o software de facturación electrónica ajustándose a las necesidades específicas de cada negocio. 

Ayudas para implementar la factura electrónica

Para intentar minimizar los gastos asociados a la implantación del nuevo sistema de facturación electrónica, sobre todo para las pymes y autónomos, una buena idea es recurrir a las ayudas del Kit Digital. Este programa del gobierno de España, subvenciona la implantación de soluciones y procesos de digitalización en pymes y negocios de autónomos. Solo hay que acceder a una de las convocatorias abiertas hasta el 31 de diciembre del 2024 y que se ordenan en base al número de empleados de cada pyme.

La concesión de la ayuda va a permitir un ahorro sustancial en la digitalización de la facturación, recurriendo a un Agente Digitalizador adherido al programa y que pueda ayudar a implementar este tipo de softwares.

Es el caso de Flesip, un Agente Digitalizador cuyo software de facturación electrónica puede implantarse por medio de la subvención del programa Kit Digital. Ofrece además, servicios como la gestión fácil y electrónica de todas las facturas, la emisión centralizada de presupuestos, la gestión de clientes, o la realización de informes automatizados de gastos e ingresos.