Nueva norma de facturación electrónica: Código QR, VERIFACTU y Exigencias de Seguridad

El Boletín Oficial del Estado (BOE) publicó el pasado 28 de octubre, tras más de tres años de espera, la Orden Ministerial HAC/1177/2024. En ella se establece la nueva norma de facturación electrónica y los requisitos que deberán cumplir todos los programas de facturación usados por los autónomos para garantizar su legalidad ante Hacienda y ajustarse a la Ley Antifraude.

Con esta norma ya en vigor, los negocios tendrán un tiempo limitado para adaptar o reemplazar sus antiguos sistemas por un software certificado que cumpla las nuevas exigencias.

La regulación no solo define y desarrolla los estándares para los software de facturación. También se especifica, entre otras cuestiones, el funcionamiento del sistema VERIFACTU, que permitirá enviar automáticamente las facturas a la Agencia Tributaria.

Nueva norma de facturación electrónica y reglamento

La nueva Orden Ministerial publicada en el BOE marca un avance clave en la digitalización fiscal en España. La nueva norma de facturación electrónica exige que los programas de facturación usados por autónomos y empresas cumplan con requisitos específicos de seguridad, accesibilidad y transparencia, aspectos que no se detallan completamente en la Ley Antifraude.

El propósito de la nueva norma de facturación electrónica es garantizar que los registros de facturación sean seguros, inalterables y accesibles en cada transacción. Así se evitan manipulaciones y se asegura que todos los sistemas cumplan con altos estándares de integridad y trazabilidad en la gestión fiscal.

Requisitos que deben cumplir los programas de facturación

Las condiciones generales que los programas de facturación electrónica deben cumplir para ser considerados legales, las cuales han tenido pocos cambios respecto al borrador anterior, serán:

1. Integridad e inalterabilidad de los registros

Una vez generada, la factura no puede ser modificada ni por el usuario ni por sistemas externos, manteniendo la autenticidad y completitud de los datos.

2. Trazabilidad y encadenamiento de los registros

Cada factura debe estar enlazada cronológicamente con la anterior, permitiendo el seguimiento completo de las transacciones.

3. Registro de eventos de interacción

El sistema debe registrar automáticamente cada interacción, como el inicio y la parada del programa, para auditar el uso del software de manera verificable.

4. Incorporación de datos esenciales en cada registro

Los registros deben incluir información clave, como el NIF, nombre del emisor, número y fecha de la factura, así como el régimen fiscal aplicable.

5. Elementos de seguridad adicionales

Cada factura debe tener un hash encadenado o huella única para proteger la autenticidad y la fiabilidad de los registros de facturación. Esto significa que cualquier modificación en una factura afectará a su huella, alertando sobre posibles alteraciones.

Además, en algunos casos, se requiere una firma electrónica para los registros, aunque esta no será obligatoria si los datos se envían de forma voluntaria a la Agencia Tributaria.

Novedades de remisión de facturas verificables: VERIFACTU

También se establecen en la Orden Ministerial las condiciones para el sistema VERIFACTU, que deberán tener todos los programas de facturación.

Según la Agencia Tributaria, algunos programas solo permitirán el envío automático de facturas, mientras que otros ofrecerán la opción de activar o desactivar esta función. En cualquier caso, las empresas siempre podrán elegir si desean enviar sus facturas o no.

Si deciden enviarlas, su sistema se clasificará como VERIFACTU; si no lo hacen, se etiquetará como NO VERIFACTU.

Su finalidad es prevenir la duplicación de registros y facilitar el cumplimiento de obligaciones fiscales sin poner en riesgo la seguridad de la información. Una vez activado, VERIFACTU transmite automáticamente cada registro al servidor de Hacienda, garantizando que los datos no se modifiquen después de ser enviados.

Nuevos elementos de seguridad en las facturas: el código QR

Otra de las novedades es la inclusión de un código QR en cada factura, ya sea impresa o en formato digital, como parte de los sistemas de emisión de facturas verificables o VERIFACTU.

Este código, que tiene que tener un tamaño entre 30×30 y 40×40 mm y cumplir la norma ISO/IEC 18004, garantiza que las facturas cumplen con el formato oficial y facilita su verificación.

El contenido del código QR incluye datos clave de la factura: el NIF del emisor, el número de serie, la fecha y el importe total de la factura. Además, lleva una URL de verificación que permitirá a los destinatarios comprobar la validez de la factura a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

Este elemento adicional no solo aporta seguridad extra, sino que facilita que Hacienda pueda verificar cada movimiento. Además, simplifica el control de las facturas y evita posibles alteraciones en los datos.

¿Cuál es el plazo de adaptación para autónomos y empresas?

Aunque la Orden Ministerial no menciona plazos específicos para la adaptación al nuevo reglamento, es probable que se realicen modificaciones pronto para ofrecer más tiempo a los usuarios para que actualicen sus programas. Según fuentes de la Agencia Tributaria, esto podría extender los plazos tanto para los fabricantes como para los usuarios.

Es posible que los desarrolladores de programas de facturación tengan hasta mediados de 2025 o más para asegurarse de que sus productos cumplan con la nueva normativa. Por otro lado, los usuarios podrían tener hasta finales de 2025 o incluso principios de 2026 para actualizar o adquirir un software certificado.

Por ahora, los plazos de adaptación a la normativa vigente son los siguientes:

• Nueve meses tras la publicación del reglamento (esto sería en julio) para que todos los fabricantes obtengan el nuevo certificado y cumplan con los requisitos para comercializar sus programas de facturación.
• Un año después de la publicación del reglamento: autónomos y empresas con un volumen de facturación superior a 8 millones de euros deberán haber actualizado sus sistemas de facturación para evitar posibles sanciones. Aquellos que no lo hagan podrían enfrentarse a multas de hasta 50.000 euros por cada infracción.
• Dos años después de la publicación del reglamento: este plazo se aplicará a empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones sea inferior a 8 millones de euros.

Responsabilidades y sanciones para autónomos y empresas

La normativa establece que tanto los desarrolladores como los usuarios comparten la responsabilidad de cumplimiento.

Los creadores del software deben asegurar que sus programas cumplan con los requisitos de integridad, trazabilidad, conservación y accesibilidad de los datos. Y, por su parte, los autónomos y empresas deben asegurarse de que el software que utilizan esté debidamente certificado y cumpla con las normativas vigentes.

Si un usuario decide adquirir o utilizar un software sin esta certificación, asumirá la responsabilidad de infringir la ley.

Además, la Agencia Tributaria podría llevar a cabo inspecciones para comprobar el cumplimiento de la normativa, y quienes no se ajusten a los requisitos se enfrentarán a multas por cada ejercicio fiscal.

Si quieres conocer más detalles sobre esta nueva normativa sobre facturación electrónica en el BOE, visita este enlace.

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